Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Fristen, Rechte & eAU

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bestätigt ärztlich, dass du wegen Krankheit vorübergehend nicht arbeiten kannst. Sie ist der Nachweis für die Entgeltfortzahlung und muss spätestens bis zum Ende des dritten Kalendertags der Arbeitsunfähigkeit vorliegen (§ 5 EFZG; abweichende Vertragsfristen möglich). Seit 2023 läuft der Nachweis für gesetzlich Versicherte über die eAU – der Arbeitgeber ruft sie bei der Krankenkasse ab. Nicht zu verwechseln mit der Arbeitsbescheinigung bei Jobende.

Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ist ein ärztlicher Nachweis, dass du wegen Krankheit vorübergehend nicht arbeitsfähig bist. Sie ergänzt deine Krankmeldung beim Arbeitgeber und ist Voraussetzung für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Für Arbeitgeber ist die AU der Nachweis für Entgeltfortzahlung und Abwesenheitsführung – ohne Einblick in die Diagnose. Sie gehört in die Personalakte. Bei Minijobs gelten grundsätzlich dieselben Melde- und Nachweisregeln wie bei anderen Beschäftigten.

Kurz: Du meldest dich krank (§ 3 EFZG); der Arzt stellt die AU; der Arbeitgeber prüft den Nachweis – seit 2023 per eAU-Abfrage.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sollte immer unverzüglich vorgelegt werden

Erkrankt ein Arbeitnehmer, muss er so schnell wie möglich einen Arzt aufsuchen und sich die Krankheit durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bestätigen lassen. Die rechtzeitige Vorlage der AU-Bescheinigung ist entscheidend für die Sicherung der Entgeltfortzahlung und die Vermeidung rechtlicher Probleme.

Fristen für die Vorlage

Spätestens bis zum Ende des dritten Kalendertags der Arbeitsunfähigkeit musst du den Nachweis haben (§ 5 EFZG) – im Alltag oft Karenzzeit genannt. Die Frist zählt ab dem ersten Tag der AU. Kannst du am ersten Tag nicht zum Arzt, hole den Termin rechtzeitig nach, damit der Nachweis fristgerecht vorliegt.

Allerdings können der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrages eine kürzere Frist für die Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vereinbaren. Diese Vereinbarung muss jedoch im Arbeitsvertrag klar festgelegt sein und darf nicht gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen.

Ausnahmen und Sonderfälle

Es gibt einige Ausnahmen von der Regel, dass die AU-Bescheinigung spätestens am dritten Tag vorgelegt werden muss. Bei kurzfristigen Erkrankungen von nur einem Tag kann der Arbeitgeber auf die Vorlage einer Bescheinigung verzichten, wenn dies im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Allerdings ist dies nicht die Regel und sollte klar dokumentiert sein.

Bei Erkrankungen an Wochenenden oder Feiertagen gelten besondere Regelungen. Wenn der dritte Krankheitstag auf einen Sonn- oder Feiertag fällt, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag. Dies gilt jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer an diesem Tag auch tatsächlich arbeitsunfähig ist.

Konsequenzen bei verspäteter Vorlage

Wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht rechtzeitig vorgelegt, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer für die Tage ohne Bescheinigung keinen Lohnanspruch hat. Allerdings muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine angemessene Frist zur Nachreichung geben.

Wichtig ist, dass eine verspätete Vorlage nicht automatisch zum Verlust des Anspruchs auf Entgeltfortzahlung führt. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, die Bescheinigung nachzureichen. Erst wenn dies nicht geschieht, kann die Entgeltfortzahlung verweigert werden.

Rückdatierung durch Arzt

Der Arzt ist gesetzlich berechtigt, eine AU-Bescheinigung aus triftigen Gründen bis zu 2 Tage zurückzudatieren. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer am ersten Krankheitstag nicht zum Arzt gehen konnte, aber tatsächlich bereits arbeitsunfähig war. Die Rückdatierung muss jedoch medizinisch begründet sein und darf nicht willkürlich erfolgen.

Eine telefonische Krankmeldung beim Arbeitgeber sollte aber unabhängig davon immer unverzüglich erfolgen. Die Rückdatierung der Bescheinigung ersetzt nicht die Meldepflicht am ersten Krankheitstag.

Arbeitsunfähigkeit ist immer sofort dem Arbeitgeber zu melden

Wurde der Arbeitgeber telefonisch informiert, fehlt nur noch die schriftliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese wird, wie bereits erwähnt, von einem Arzt ausgefüllt und bestätigt damit die Erkrankung. Die Meldepflicht ist eine der wichtigsten Pflichten des Arbeitnehmers im Krankheitsfall.

Meldepflicht am ersten Krankheitstag

Eine telefonische Krankmeldung sollte bereits am ersten Krankheitstag und in diesem Fall zu Beginn der normalen Arbeitszeit beim Arbeitgeber erfolgen. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber so früh wie möglich informieren muss, idealerweise bevor die Arbeitszeit beginnt oder spätestens zu Beginn der Arbeitszeit. Auch bei Überstunden gelten ähnliche Regelungen.

Die Meldepflicht dient nicht nur der Information des Arbeitgebers, sondern auch der Planungssicherheit. Der Arbeitgeber muss wissen, dass ein Mitarbeiter ausfällt, um rechtzeitig Ersatz zu organisieren oder die Arbeit umzuplanen. Eine verspätete Meldung kann zu betrieblichen Problemen führen und ist daher zu vermeiden.

Form der Meldung (telefonisch, digital, schriftlich)

Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit kann auf verschiedene Weise erfolgen. Die häufigste Form ist die telefonische Meldung, die bereits am ersten Krankheitstag erfolgen sollte. Diese ist ausreichend, um die Meldepflicht zu erfüllen, auch wenn die schriftliche Bescheinigung erst später vorgelegt wird.

Moderne Kommunikationswege ermöglichen auch eine digitale Meldung per E-Mail oder über digitale Systeme wie Abwesenheitsverwaltung. Viele Arbeitgeber akzeptieren auch WhatsApp-Nachrichten oder andere digitale Formen der Meldung, solange diese klar dokumentiert werden können. Wichtig ist, dass die Meldung nachweisbar ist.

Erstbescheinigung vs. Folgebescheinigung

Es gibt zwei Arten von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: die Erstbescheinigung und die Folgebescheinigung. Die Erstbescheinigung stellt der Arzt beim ersten Besuch aus. Den Nachweis musst du fristgerecht sichern (§ 5 EFZG); bei GKV ruft der Arbeitgeber die eAU ab.

Dauert die Erkrankung länger als in der Erstbescheinigung angegeben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, seinem Arbeitgeber bei jedem weiteren Arztbesuch eine Folgebescheinigung über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung vorzulegen. Diese Folgebescheinigungen müssen ebenfalls rechtzeitig vorgelegt werden, um die Entgeltfortzahlung zu sichern.

Besonderheiten bei längerer Krankheit

Bei längerer Krankheit, die über mehrere Wochen oder Monate andauert, sind regelmäßige Folgebescheinigungen erforderlich. Der Arbeitnehmer muss sicherstellen, dass der Arbeitgeber immer über den aktuellen Stand der Erkrankung informiert ist. Dies ist wichtig, um die Entgeltfortzahlung kontinuierlich zu sichern.

Besonders bei Krankheiten, die länger als sechs Wochen andauern, gelten besondere Regelungen. Nach sechs Wochen übernimmt die Krankenkasse die Zahlung des Krankengeldes, während der Arbeitgeber nur für die ersten sechs Wochen die Entgeltfortzahlung leisten muss. Die AU-Bescheinigung bleibt jedoch wichtig für die Dokumentation und die korrekte Abrechnung.

Was sind die Bestandteile der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um rechtsgültig zu sein. Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen vollständig sein, damit die Bescheinigung ihre Beweiskraft entfalten kann.

Pflichtangaben auf der AU-Bescheinigung

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss folgende Angaben enthalten:

• den Namen des Dokumentes: „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung"
• ein Feld mit dem Schriftzug: „Ausfertigung zur Vorlage beim Arbeitgeber"
• ein Feld „Ausfertigung für die Krankenkasse"
• das Datum des ersten Krankheitstages
• das vorläufige Ende der Krankheit
• Signatur, Datum und Stempel des Arztes

Diese Angaben sind zwingend erforderlich. Fehlt eine dieser Angaben, kann die Bescheinigung ihre Beweiskraft verlieren und der Arbeitgeber kann die Entgeltfortzahlung verweigern. Es ist daher wichtig, dass der Arzt alle Angaben vollständig ausfüllt.

Ausfertigungen (Arbeitgeber, Krankenkasse, Versicherte, Arzt)

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird in mehreren Ausfertigungen ausgestellt, die unterschiedliche Zwecke erfüllen:

Seit 2023 erfolgt die Übermittlung an die Krankenkasse und den Arbeitgeber elektronisch über die eAU. Der Arbeitnehmer erhält weiterhin eine Ausfertigung für seine Unterlagen.

Elektronische vs. Papierbescheinigung

Seit dem 1. Januar 2023 ist die eAU die Standardlösung: Der Arbeitgeber fragt den Nachweis bei der Krankenkasse ab (z. B. sv.net oder Entgeltabrechnungssoftware). Gesetzlich Versicherte reichen die AU in der Regel nicht mehr physisch beim Betrieb ein.

Übermittelt werden nur Angaben zur Arbeitsunfähigkeit und zum Zeitraum – keine Diagnose. Das entlastet Datenschutz und HR-Prozesse.

Bei technischen Störungen oder in Ausnahmefällen ist weiterhin die Ausstellung einer Papierbescheinigung möglich. Dies gilt beispielsweise für die Erkrankung eines Kindes oder für privat versicherte Arbeitnehmer, bei denen die eAU noch nicht möglich ist.

Meldung an die Krankenkasse

Die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers muss auch der Krankenkasse des Arbeitnehmers gemeldet werden. Dies geschieht innerhalb einer Woche durch den behandelnden Arzt. Die Meldung erfolgt elektronisch über die eAU, sodass der Arbeitnehmer keine zusätzlichen Schritte unternehmen muss.

Die Krankenkasse benötigt diese Information für die korrekte Abrechnung und für die Überwachung der Arbeitsunfähigkeit. Bei längerer Krankheit übernimmt die Krankenkasse nach sechs Wochen die Zahlung des Krankengeldes.

Muss der Arbeitgeber die telefonische Krankmeldung oder digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung akzeptieren?

Die Krankmeldung (nicht die AU) kannst du telefonisch oder digital erledigen – spätestens zu Beginn der Arbeitszeit am ersten Krankheitstag. Ob E-Mail oder ein Abwesenheitstool genutzt werden darf, regelt meist der Arbeitgeber im Prozess; die eAU holt HR bei der Krankenkasse ab, statt dass du Papier einreichst (GKV).

Rechtliche Anforderungen

Die Meldepflicht nach § 5 EFZG erfüllst du mit einer zeitnahen Krankmeldung – ein Anruf reicht. Den ärztlichen Nachweis musst du spätestens bis zum Ende des dritten Kalendertags der Arbeitsunfähigkeit sicherstellen (§ 5 EFZG; kürzere Vertragsfristen möglich).

Bei gesetzlicher Krankenversicherung stellt der Arzt die eAU; der Arbeitgeber ruft sie ab. Digitale Kanäle eignen sich vor allem für die Krankmeldung oder für Papier/PKV-Nachweise, wenn im Betrieb so vereinbart.

Digitale Übermittlung (E-Mail, Upload)

Außerdem ist es von Vorteil, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per E-Mail oder direkt im Abwesenheitsantrag über Ordio hochzuladen, um die Ansteckungsgefahr für andere zu verringern. Moderne Abwesenheitsverwaltungssysteme ermöglichen es, die Bescheinigung direkt digital einzureichen.

Die digitale Übermittlung hat mehrere Vorteile: Sie ist schneller, sicherer und reduziert den administrativen Aufwand. Der Arbeitgeber kann die Bescheinigung direkt im System speichern und verwalten, ohne dass physische Dokumente verloren gehen können.

Vorteile digitaler Einreichung

Die digitale Einreichung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bietet zahlreiche Vorteile für beide Seiten. Für den Arbeitnehmer ist es bequemer, die Bescheinigung digital einzureichen, ohne zum Arbeitgeber fahren zu müssen. Dies ist besonders wichtig bei ansteckenden Krankheiten.

Für den Arbeitgeber bedeutet die digitale Einreichung weniger Verwaltungsaufwand und eine bessere Dokumentation. Die Bescheinigung kann direkt im System gespeichert und verwaltet werden, was die Compliance und die Nachvollziehbarkeit verbessert.

Best Practices für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten klare Richtlinien für die Einreichung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen festlegen. Diese sollten sowohl die telefonische Meldung als auch die digitale Einreichung berücksichtigen. Wichtig ist, dass die Prozesse klar kommuniziert werden und alle Mitarbeiter wissen, wie sie vorgehen müssen.

Moderne Abwesenheitsverwaltungssysteme wie Ordio erleichtern die Verwaltung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen erheblich. Sie ermöglichen die digitale Einreichung, automatische Benachrichtigungen und eine zentrale Verwaltung aller Bescheinigungen.

Neue Regelung ab 2023

Seit 1. Januar 2023 reichen gesetzlich Versicherte die AU in der Regel nicht mehr beim Arbeitgeber ein: Der Betrieb ruft die eAU bei der Krankenkasse ab. Du meldest dich weiterhin krank – der ärztliche Nachweis läuft elektronisch.

eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) - Einführung

Die eAU ist die elektronische Variante der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Sie wird vom Arzt direkt an die Krankenkasse übermittelt, die sie dann für den Arbeitgeber bereitstellt. Der Arbeitnehmer muss keine Papierbescheinigung mehr einreichen, sondern nur noch den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit informieren.

Die Einführung der eAU ist Teil der Digitalisierung des Gesundheitswesens in Deutschland. Sie soll den Prozess vereinfachen und die Fehleranfälligkeit reduzieren. Gleichzeitig wird der Datenschutz verbessert, da Diagnoseinformationen nicht mehr an den Arbeitgeber übermittelt werden.

Abruf durch Arbeitgeber

Der Arbeitgeber ruft die eAU direkt bei der Krankenkasse ab. Dazu werden entweder systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder das Tool sv.net genutzt. Die eAU wird automatisch in das System des Arbeitgebers integriert, sodass keine manuelle Eingabe mehr erforderlich ist.

Der Abruf erfolgt in der Regel automatisch, sobald die eAU von der Krankenkasse bereitgestellt wird. Der Arbeitgeber erhält eine Benachrichtigung, dass eine neue eAU verfügbar ist, und kann diese dann abrufen und verarbeiten.

Typischer Ablauf im Betrieb:

• Krankmeldung des Mitarbeiters dokumentieren (Telefon, E-Mail oder Krankmeldung im System)
• eAU bei der zuständigen Krankenkasse abrufen (Lohnsoftware oder sv.net)
• Abwesenheit in Dienstplan und Abwesenheitsmanagement führen
• Entgeltfortzahlung in der Lohnabrechnung prüfen; bei längerer Krankheit Folgebescheinigungen einfordern

Technische Voraussetzungen

Für die Nutzung der eAU benötigt der Arbeitgeber ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder Zugang zu sv.net. Die Systeme müssen die technischen Anforderungen erfüllen, die von der gesetzlichen Krankenversicherung festgelegt wurden.

Die meisten modernen Entgeltabrechnungsprogramme unterstützen die eAU bereits. Arbeitgeber sollten sich bei ihrem Softwareanbieter informieren, ob und wie die eAU integriert werden kann. Bei technischen Problemen kann die Krankenkasse unterstützen.

Privatversicherte (PKV)

Privatversicherte erhalten oft weiterhin eine Papier-AU oder einen vergleichbaren Nachweis für den Arbeitgeber. Die eAU-Abfrage über die gesetzliche Krankenkasse greift hier nicht – kläre im Betrieb, welches Dokument du vorlegst und wie lange es aufbewahrt wird.

Ausnahmen und Sonderfälle (eAU)

Bei technischen Störungen ist weiterhin die Ausstellung einer Papierbescheinigung möglich. Ausnahmen, bei denen die eAU noch nicht möglich ist, sind unter anderem die Erkrankung eines Kindes und privat versicherte Arbeitnehmer. In diesen Fällen muss weiterhin eine Papierbescheinigung vorgelegt werden.

Für die Erkrankung eines Kindes gelten besondere Regelungen, da hier die eAU noch nicht flächendeckend verfügbar ist. Privat versicherte Arbeitnehmer erhalten weiterhin eine Papierbescheinigung, da die eAU nur für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer verfügbar ist.

Datenschutz und Diagnoseinformationen

Konkrete Diagnosen oder Angaben zur Art der Erkrankung dürfen den Arbeitgebern von den Krankenkassen allerdings nicht mitgeteilt werden. Die eAU enthält nur die Information, dass der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist, sowie das Datum des Beginns und des voraussichtlichen Endes der Arbeitsunfähigkeit.

Dies verbessert den Datenschutz erheblich, da der Arbeitgeber keine sensiblen Gesundheitsinformationen erhält. Die eAU erfüllt damit die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und schützt die Privatsphäre der Arbeitnehmer.

Quelle: Die Techniker, 2023

Rechtliche Grundlagen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Fristen, Meldepflicht und Entgeltfortzahlung hängen vor allem am Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), ergänzt durch Arbeitsvertrag, Tarif und Betriebsvereinbarung.

Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Nach § 3 EFZG hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn er durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert ist. Dieser Anspruch besteht für die Dauer von sechs Wochen.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dient als Nachweis für die Arbeitsunfähigkeit und ist Voraussetzung für die Entgeltfortzahlung. Ohne eine gültige Bescheinigung kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern, es sei denn, es gibt besondere Umstände, die die Vorlage der Bescheinigung verhindern.

Arbeitsrechtliche Regelungen

Neben dem Entgeltfortzahlungsgesetz gelten auch allgemeine arbeitsrechtliche Regelungen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer mitzuteilen. Diese Meldepflicht ist eine Nebenpflicht aus dem Arbeitsvertrag.

Der Arbeitgeber ist seinerseits verpflichtet, die Entgeltfortzahlung zu gewähren, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist, die Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig gemeldet wurde und die Bescheinigung rechtzeitig vorgelegt wurde.

Tarifvertragliche Bestimmungen

In vielen Branchen gelten Tarifverträge, die zusätzliche Regelungen zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthalten können. Diese können beispielsweise kürzere Fristen für die Vorlage der Bescheinigung vorsehen oder besondere Regelungen für bestimmte Branchen enthalten.

Tarifverträgliche Bestimmungen gehen den gesetzlichen Regelungen vor, wenn sie für den Arbeitnehmer günstiger sind. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie die für ihren Betrieb geltenden Tarifverträge kennen und einhalten.

Betriebsvereinbarungen

Betriebsvereinbarungen können ebenfalls Regelungen zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthalten. Diese werden zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat geschlossen und gelten für alle Mitarbeiter des Betriebs. Betriebsvereinbarungen können beispielsweise regeln, wie die Bescheinigung eingereicht werden soll oder welche digitalen Systeme verwendet werden.

Wichtig ist, dass Betriebsvereinbarungen nicht gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen dürfen. Sie können jedoch günstigere Regelungen für Arbeitnehmer enthalten als das Gesetz vorschreibt.

Best Practices und häufige Fehler

Die korrekte Handhabung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfordert Aufmerksamkeit und Sorgfalt. Best Practices helfen dabei, Fehler zu vermeiden und den Prozess reibungslos zu gestalten. Gleichzeitig gibt es häufige Fehler, die vermieden werden sollten.

Best Practices für Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer ist es wichtig, die Arbeitsunfähigkeit so früh wie möglich zu melden. Eine telefonische Meldung sollte am ersten Krankheitstag, idealerweise zu Beginn der Arbeitszeit, erfolgen. Dies gibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, rechtzeitig Ersatz zu organisieren.

Hole die AU rechtzeitig beim Arzt – spätestens bis zum Ende des dritten Kalendertags der Arbeitsunfähigkeit (§ 5 EFZG). Bei gesetzlicher Versicherung reicht für den Arbeitgeber in der Regel die eAU-Abfrage; bei Papier oder PKV den Nachweis wie vereinbart vorlegen. Folgebescheinigungen rechtzeitig einholen, wenn die Krankheit länger dauert.

Best Practices für Arbeitgeber

Für Arbeitgeber ist es wichtig, klare Richtlinien für die Einreichung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen festzulegen. Diese sollten sowohl die telefonische Meldung als auch die digitale Einreichung berücksichtigen. Die Prozesse sollten klar kommuniziert werden.

Lege fest, wie Krankmeldungen eingehen und wie die eAU abgerufen wird. Abwesenheits-Tools wie Ordio bündeln Meldungen, Fristen und Abwesenheitszeiten – ohne Diagnosedaten zu speichern. So bleiben Dienstplan, Lohn und Nachweispflichten im Gleichschritt.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler ist die verspätete Meldung der Arbeitsunfähigkeit. Arbeitnehmer sollten den Arbeitgeber so früh wie möglich informieren, auch wenn die Bescheinigung erst später vorgelegt werden kann. Eine verspätete Meldung kann zu betrieblichen Problemen führen.

Verspätete AU-Nachweise sind der häufigste Streitpunkt: Ohne rechtzeitigen Nachweis kann die Entgeltfortzahlung entfallen, bis der Arbeitgeber eine Nachfrist setzt. Kalendertage und Vertragsfristen beachten – bei Unsicherheit früh mit HR sprechen.

Checkliste für Arbeitnehmer

Nutze die Liste als Kurzüberblick – Details zu Fristen und Wochenende stehen in den Abschnitten zu Vorlage und Krankmeldung.

• Arbeitsunfähigkeit so früh wie möglich telefonisch melden
• Arztbesuch rechtzeitig – AU bis Ende des 3. Kalendertags sichern
• Bei GKV: eAU liegt beim Arbeitgeber nach Abfrage vor; Störungen/PKV: Papiernachweis prüfen
• Bei längerer Krankheit Folgebescheinigungen rechtzeitig vorlegen
• Bescheinigung sicher aufbewahren
• Bei Fragen den Arbeitgeber kontaktieren

Checkliste für Arbeitgeber

Für HR und Lohn: Prozess schriftlich festhalten, eAU-Abfrage in der Payroll einplanen und Abwesenheiten zentral dokumentieren.

• Klare Richtlinien für Einreichung festlegen
• Prozesse klar kommunizieren
• eAU-Abfrage (sv.net/Lohnsoftware) und Krankmeldungskanäle definieren
• Bescheinigungen sicher aufbewahren (mindestens 2 Jahre)
• Datenschutzbestimmungen einhalten
• Moderne Verwaltungssysteme nutzen

Besonderheiten und Sonderfälle

Bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gibt es verschiedene Besonderheiten und Sonderfälle, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Diese können sich auf die Fristen, die Einreichung oder die Entgeltfortzahlung auswirken.

Erkrankung eines Kindes

Bei der Erkrankung eines Kindes gelten besondere Regelungen. Eltern haben Anspruch auf bezahlte Freistellung, wenn sie ihr krankes Kind betreuen müssen. Dies ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt und gilt für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer.

Für die Erkrankung eines Kindes ist die eAU noch nicht flächendeckend verfügbar. Eltern müssen daher weiterhin eine Papierbescheinigung vorlegen. Die Bescheinigung muss bestätigen, dass das Kind krank ist und eine Betreuung erforderlich ist.

Privat versicherte Arbeitnehmer

Für privat versicherte Arbeitnehmer gelten andere Regelungen als für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer. Die eAU ist für privat versicherte Arbeitnehmer noch nicht verfügbar, sodass sie weiterhin eine Papierbescheinigung vorlegen müssen.

Die Entgeltfortzahlung erfolgt jedoch nach den gleichen Regelungen wie bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmern. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entgeltfortzahlung für die Dauer von sechs Wochen zu gewähren, unabhängig von der Art der Versicherung.

Kurzfristige Erkrankungen (1-3 Tage)

Bei kurzfristigen Erkrankungen von nur einem Tag kann der Arbeitgeber auf die Vorlage einer Bescheinigung verzichten, wenn dies im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Dies ist jedoch nicht die Regel und sollte klar dokumentiert sein.

Bei Erkrankungen von zwei oder drei Tagen muss die Bescheinigung spätestens am dritten Tag vorgelegt werden. Eine telefonische Meldung am ersten Tag ist ausreichend, um die Meldepflicht zu erfüllen.

Wiederholte Erkrankungen

Bei wiederholten Erkrankungen, insbesondere wenn diese kurz aufeinander folgen, können besondere Regelungen gelten – siehe auch rückwirkend krankschreiben und die Abgrenzung Meldung vs. AU. Wenn ein Arbeitnehmer nach einer kurzen Arbeitsphase erneut erkrankt, kann dies Auswirkungen auf die Entgeltfortzahlung haben.

Wichtig ist, dass jede Erkrankung einzeln betrachtet wird. Eine neue Erkrankung erfordert eine neue Bescheinigung, auch wenn die vorherige Erkrankung erst kurze Zeit zurückliegt. Die Entgeltfortzahlung erfolgt für jede Erkrankung separat.

Erkrankung während Urlaub

Wenn ein Arbeitnehmer während des Urlaubs erkrankt, kann der Urlaub unter bestimmten Voraussetzungen nicht auf das Urlaubskonto angerechnet werden. Dies erfordert jedoch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die bestätigt, dass der Arbeitnehmer während des Urlaubs arbeitsunfähig war. Weitere Informationen zum Urlaubsantrag stellen findest du in unserem Ratgeber.

Die Bescheinigung muss dem Arbeitgeber vorgelegt werden, damit die Urlaubstage nicht verbraucht werden. Dies ist wichtig, damit der Arbeitnehmer seinen vollen Urlaubsanspruch behält.

Erkrankung an Wochenenden/Feiertagen

Wenn der dritte Krankheitstag auf einen Sonn- oder Feiertag fällt, verlängert sich die Frist für die Vorlage der Bescheinigung auf den nächsten Werktag. Dies gilt jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer an diesem Tag auch tatsächlich arbeitsunfähig ist.

Die telefonische Meldung sollte dennoch so früh wie möglich erfolgen, auch wenn dies an einem Wochenende oder Feiertag ist. Der Arbeitgeber sollte informiert werden, auch wenn die Bescheinigung erst später vorgelegt werden kann.

Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung haben sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bestimmte Rechte und Pflichten. Ein klares Verständnis dieser Rechte und Pflichten ist wichtig, um Konflikte zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Rechte des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer hat das Recht auf Entgeltfortzahlung während der Krankheit, wenn er arbeitsunfähig ist und die Bescheinigung rechtzeitig vorlegt. Dieses Recht besteht für die Dauer von sechs Wochen und ist gesetzlich geschützt. Der Arbeitgeber kann die Entgeltfortzahlung nicht willkürlich verweigern.

Der Arbeitnehmer hat auch das Recht auf Datenschutz. Diagnoseinformationen werden dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, auch nicht bei der eAU. Der Arbeitgeber erfährt nur, dass der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist und wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich andauert.

Pflichten des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich die Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen. Dies sollte am ersten Krankheitstag, idealerweise zu Beginn der Arbeitszeit, erfolgen. Die Meldung kann telefonisch, digital oder schriftlich erfolgen.

Zusätzlich gilt: Ärztlichen Nachweis bis Ende des dritten Kalendertags (§ 5 EFZG) – bei längerer Krankheit rechtzeitig Folgebescheinigungen einholen.

Rechte des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber darf den Nachweis verlangen, sobald die gesetzliche oder vertragliche Frist greift – oft ab dem vierten Kalendertag, wenn bis dahin keine AU vorliegt. Kürzere Fristen sind nur mit wirksamer Vereinbarung möglich.

Der Arbeitgeber hat auch das Recht, die Entgeltfortzahlung zu verweigern, wenn die Bescheinigung nicht rechtzeitig vorgelegt wird oder wenn die Voraussetzungen für die Entgeltfortzahlung nicht erfüllt sind. Dies muss jedoch begründet sein und darf nicht willkürlich erfolgen.

Pflichten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Entgeltfortzahlung zu gewähren, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist, die Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig gemeldet wurde und die Bescheinigung rechtzeitig vorgelegt wurde.

Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet, die Bescheinigung vertraulich zu behandeln und die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Die Bescheinigung darf nur für die Zwecke verwendet werden, für die sie bestimmt ist, und muss sicher aufbewahrt werden.

Entgeltfortzahlung bei Krankheit

Die Entgeltfortzahlung bei Krankheit ist ein wichtiger Bestandteil des deutschen Arbeitsrechts. Sie sichert dem Arbeitnehmer ein Einkommen während der Krankheit und schützt ihn vor finanziellen Nachteilen. Die Entgeltfortzahlung erfolgt für die Dauer von sechs Wochen und wird vom Arbeitgeber geleistet.

Nach sechs Wochen übernimmt die Krankenkasse die Zahlung des Krankengeldes. Die Höhe des Krankengeldes beträgt in der Regel 70% des Bruttoeinkommens, maximal jedoch 90% des Nettoeinkommens. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bleibt auch nach sechs Wochen wichtig für die Dokumentation und die korrekte Abrechnung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.

Fazit

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sichert Meldung, Nachweis und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Mit der eAU seit 2023 liegt der Schwerpunkt auf der Abfrage durch den Arbeitgeber – klare interne Prozesse und zeitnahe Krankmeldungen bleiben entscheidend.

Für HR und Lohnbuchhaltung lohnt sich ein fester Ablauf: Meldung dokumentieren, eAU abrufen, Abwesenheit in der Personalplanung führen und Fristen für Folgebescheinigungen überwachen. Sonderfälle wie PKV, Kinderkrankheit oder Urlaub findest du im Abschnitt Besonderheiten und Sonderfälle – dort lohnt sich ein Blick vor der nächsten Krankmeldung.