Vorlagen
Urlaubsantrag Vorlage kostenlos herunterladen
Kostenlose Excel- und Google-Sheets-Vorlage zum Urlaub beantragen – mit automatischer Berechnung der Urlaubstage. Ausfüllen, bei Bedarf in Word übernehmen oder als PDF drucken, inklusive Muster-E-Mails.
- 100% kostenlos
- Rechtssicher
- Excel & Google Sheets
Was ist eine Urlaubsantragsvorlage – Word, Excel und Google Sheets?
Eine Urlaubsantragsvorlage ist ein Formular, mit dem du beim Arbeitgeber schriftlich Erholungsurlaub oder Sonderurlaub beantragst. Die Ordio-Vorlage läuft in Excel und Google Sheets: Pflichtfelder ausfüllen, Werktage werden automatisch berechnet, danach ausdrucken, als PDF speichern oder den Inhalt in Word übernehmen. Eine eigene Word-Datei (.docx) stellen wir nicht bereit – das entspricht dem, was viele bei „Word-Vorlage“ suchen, ohne einen falschen Download zu versprechen.
So nutzt du die Vorlage mit Word: (1) in Excel oder Google Sheets ausfüllen, (2) drucken oder als PDF speichern bzw. die Tabelle in Word einfügen, (3) unterschreiben und einreichen.
Pflichtangaben folgen dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) – unter anderem Name, Abteilung, Zeitraum, Urlaubsart und Resturlaub. Vertiefend: Lexikon Urlaubsantrag, Lexikon Bundesurlaubsgesetz.
In der Vorlage kannst du typischerweise eintragen:
- Erholungsurlaub – Jahresurlaub nach Urlaubsanspruch (mindestens 20 Werktage bei 5-Tage-Woche)
- Sonderurlaub – z. B. Hochzeit oder Todesfall; Details im Lexikon Sonderurlaub
- Elternzeit – keine Urlaubsart; dafür die Vorlage Elternzeit beantragen
- Unbezahlter Urlaub – nur mit Zustimmung des Arbeitgebers
Nicht verwechseln
Nicht verwechseln: Hier geht es um deinen persönlichen Urlaubsantrag. Für Teamkalender und Übersicht aller Anträge ist die Urlaubsplaner-Vorlage gedacht.
Hinweis: Keine Rechtsberatung. Halte dich an Formulare und Fristen aus Arbeitsvertrag, Tarif oder Betriebsvereinbarung.
Muster-E-Mail und Brief für den Urlaubsantrag
Neben dem Formular reicht oft eine E-Mail mit allen Pflichtangaben – oder ein ausgedrucktes Schreiben. Wichtig sind Betreff, Zeitraum, Anzahl der Werktage, Resturlaub, Vertretung und die Bitte um schriftliche Bestätigung.
1. Muster-E-Mail (Standard)
Betreff: Urlaubsantrag [Datum] bis [Datum]
„Sehr geehrte/r [Vorgesetzte/r], hiermit beantrage ich Erholungsurlaub vom [Datum] bis [Datum] ([Anzahl] Werktage). Verbleibend habe ich [Anzahl] Urlaubstage. Vertretung: [Name]. Ich bitte um Genehmigung und um eine schriftliche Bestätigung. Mit freundlichen Grüßen [Name]“
2. Muster-E-Mail (kurzfristig)
Betreff: Urlaubsantrag [Datum]
„Hallo [Vorname], ich möchte am [Datum] einen Urlaubstag nehmen. Resturlaub: [Anzahl] Tage, Vertretung: [Name]. Bitte um kurze Bestätigung. Beste Grüße [Name]“
3. Muster-E-Mail (mehrere Wochen)
Betreff: Urlaubsantrag [Datum] bis [Datum]
„Sehr geehrte/r [Vorgesetzte/r], für [Datum] bis [Datum] beantrage ich Erholungsurlaub ([Anzahl] Werktage). Resturlaub: [Anzahl] Tage. Vertretung: [Name]. Bitte um Genehmigung und schriftliche Bestätigung. Mit freundlichen Grüßen [Name]“
So könnte ein Brief zum Ausdrucken aussehen:
[Name], [Abteilung] · [Datum]
Betreff: Urlaubsantrag
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit beantrage ich Urlaub vom [Datum] bis [Datum] ([Anzahl] Werktage), Erholungsurlaub. Resturlaub nach Genehmigung: [Anzahl] Tage. Vertretung: [Name].
Ich bitte um Genehmigung und eine schriftliche Bestätigung.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift] [Name]
Texte kannst du aus der ausgefüllten Excel-Vorlage übernehmen oder das Formular direkt drucken. Mehr Ablauf und Fristen im Ratgeber Urlaubsantrag stellen.
Pflichtangaben – was in den Antrag gehört
Urlaub musst du nach § 7 BUrlG schriftlich beantragen – eine mündliche Absprache reicht nicht. Ein vollständiger Antrag legt Zeitraum, Urlaubsart und später die Genehmigung schriftlich fest.
| Angabe | Pflicht? | Hinweis |
|---|---|---|
| Name, Abteilung, ggf. Personalnummer | Ja | Eindeutige Zuordnung in HR |
| Urlaub von–bis | Ja | Werktage, nicht nur Kalendertage |
| Anzahl Urlaubstage | Ja | Vorlage rechnet mit; Feiertage je Betrieb |
| Art des Urlaubs | Ja | z. B. Erholungs- oder Sonderurlaub |
| Resturlaub | Empfohlen | Erleichtert die Freigabe |
| Vertretung | Empfohlen | Besonders im Schichtbetrieb |
| Datum und Unterschrift | Ja (Papier) | Per E-Mail: Bestätigung durch den Arbeitgeber |
Häufige Fehler: fehlende Unterschrift, nur Kalendertage angegeben, kein Enddatum, unklare Urlaubsart oder kein Nachweis der Genehmigung. Das verzögert die Freigabe – vor allem bei der Urlaubsplanung im Team.
Urlaubsantrag ausfüllen – Schritt für Schritt
So gehst du mit der Excel- oder Google-Sheets-Vorlage vor:
- Herunterladen und öffnen – in Excel oder per Upload in Google Drive.
- Google Sheets: „Datei → Kopie erstellen“, damit du die Originalvorlage nicht überschreibst.
- Stammdaten – Name, Abteilung, Position, ggf. Personalnummer.
- Zeitraum – Start- und Enddatum; die Vorlage zählt Werktage (Wochenenden; Feiertage nach Betriebsregel).
- Urlaubsart – Erholungsurlaub oder Sonderurlaub.
- Resturlaub – eintragen; Anspruch optional mit dem Urlaubsanspruch-Rechner prüfen.
- Vertretung – wer deine Aufgaben übernimmt.
- Unterschrift und Datum – ausdrucken und unterschreiben oder PDF erzeugen.
- Einreichen – persönlich, per Post, E-Mail oder Portal, wie es dein Arbeitgeber vorsieht.
Plane 4–6 Wochen Vorlauf vor Urlaubsbeginn; in Ferienzeiten lieber früher.
Genehmigung, Ablehnung und Resturlaub
Reiche den Antrag rechtzeitig ein – besonders für Sommer und Weihnachten. Bei kurzfristigen Wünschen vorher mit der Führungskraft sprechen.
Der Arbeitgeber muss Urlaub rechtzeitig gewähren (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Üblich sind Rückmeldungen innerhalb weniger Tage oder Wochen. Genehmigt ist der Urlaub erst mit dokumentierter Zustimmung – Unterschrift, E-Mail oder Status im HR-Portal. Ohne Bestätigung nachfragen und eine Frist nennen.
Ablehnung ist zulässig bei dringenden betrieblichen Gründen (z. B. Personalmangel, Urlaubssperre, viele genehmigte Kolleg:innen). Es braucht eine Begründung und einen vorgeschlagenen Ersatztermin. Wird nur ein Teil des Zeitraums freigegeben, den bestätigten Zeitraum schriftlich prüfen.
Resturlaub: Nicht genommener Urlaub kann unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 BUrlG ins Folgejahr übertragen werden. Übertrag und Verfall regeln oft Vertrag oder Betriebsvereinbarung – vor Jahresende mit HR klären.
Bei Ablehnung ohne überzeugende Gründe: Gespräch führen, Begründung schriftlich anfordern, alternativen Zeitraum anbieten. Der Betriebsrat kann bei Konflikten vermitteln.
In größeren Teams läuft die Freigabe oft digital – z. B. mit Ordio Abwesenheiten. Die Excel-Vorlage eignet sich weiterhin für Einzelanträge und kleine Betriebe.
Form, Fristen und Einreichungswege
Zulässig sind ausgefülltes Formular (Excel/PDF), E-Mail mit allen Angaben plus Bestätigung des Arbeitgebers oder eine HR-Software. Auf Papier ist die Unterschrift üblich; digitale Prozesse nur, wenn dein Betrieb sie anbietet.
| Einreichung | Vorteil | Wichtig |
|---|---|---|
| Excel/PDF-Formular | Struktur, Tagesberechnung | PDF oder Unterschrift |
| Schnell, nachvollziehbar | Bestätigung des Arbeitgebers sichern | |
| HR-Portal | Status, Resturlaub sichtbar | Betriebliche Vorgabe beachten |
| Situation | Empfohlene Vorlaufzeit | Hinweis |
|---|---|---|
| Haupturlaub (Sommer/Ferien) | ca. 3 Monate | Teamkalender abstimmen |
| Erholungsurlaub | 4–6 Wochen | Schichtbetrieb früher planen |
| Kurzfristig | Nach Absprache | Nur bei berechtigtem Anlass |
| Sonderurlaub | Nach Tarif/Regelwerk | Nachweis ggf. nötig |
Der Mindesturlaub nach § 3 BUrlG beträgt 20 Werktage bei 5-Tage-Woche (24 bei 6-Tage-Woche). Mehr Urlaub kann Vertrag oder Tarif vorsehen.
Keine Rechtsberatung. Bei Streit: Personalabteilung, Betriebsrat oder anwaltliche Beratung.
Verwalte Urlaub digital mit Ordio
Automatische Berechnung und Genehmigung spart Zeit
Automatische Urlaubsberechnung
BUrlG-konforme Berechnung des Urlaubsanspruchs ohne manuelle Arbeit
Digitale Genehmigung
Urlaubsanträge werden digital gestellt und genehmigt – kein Papierkram
Integration mit Schichtplan
Urlaub wird automatisch im Schichtplan berücksichtigt
Übersicht für alle
Mitarbeiter sehen Verfügbarkeiten, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick
Mit Ordio:
Erlebe, wie Ordio deine Urlaubsverwaltung digitalisiert
Sieh dir in einer Demo an, wie digitale Genehmigungen deinen Alltag erleichtern · Unverbindlich · In 15 Minuten
Weitere kostenlose Vorlagen
Entdecke weitere Excel-Vorlagen für Planung, Zeiterfassung und Personal.
Häufige Fragen zur Urlaubsantragsvorlage
Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?
Du füllst die Urlaubsantrag Vorlage aus oder schickst eine E-Mail mit denselben Angaben: Name, Abteilung, Zeitraum, Urlaubsart, Werktage, Resturlaub und Vertretung. Die Ordio-Vorlage in Excel oder Google Sheets berechnet die Werktage automatisch. Reiche den Antrag idealerweise 4–6 Wochen vor Urlaubsbeginn ein und bitte um eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers.
Gibt es eine Urlaubsantrag-Vorlage für Word zum Download?
Ordio stellt eine Excel- und Google-Sheets-Vorlage bereit, keine separate Word-Datei (.docx). Du füllst die Felder aus, druckst das Formular oder speicherst es als PDF und kannst die Tabelle bei Bedarf in Word einfügen. So erreichst du denselben Zweck wie mit einer Word-Vorlage – ohne falschen Download-Link.
Wie nutze ich die Urlaubsantrag-Vorlage in Excel und Google Sheets?
Datei herunterladen und in Excel öffnen oder in Google Drive hochladen und „Kopie erstellen“ wählen. Stammdaten und Urlaubszeitraum eintragen, berechnete Werktage prüfen, Vertretung notieren, dann ausdrucken, als PDF speichern oder per E-Mail senden. Für Word: Tabelle einfügen oder das ausgefüllte Formular drucken.
Wie formuliere ich eine Muster-E-Mail für den Urlaubsantrag?
Betreff mit Zeitraum, kurze Anrede, Urlaub von–bis, Anzahl Werktage, Resturlaub, Vertretung und Bitte um Genehmigung – in der Regel fünf bis sieben Sätze. Die ausgefüllte Vorlage kannst du anhängen. Ohne Bestätigung des Arbeitgebers ist der Urlaub nicht sicher genehmigt. Beispieltexte findest du im Abschnitt Muster-E-Mail auf dieser Seite.
Was gehört in einen Urlaubsantrag?
Nach § 7 BUrlG mindestens: Name, Abteilung, Zeitraum, Urlaubsart, Anzahl der Werktage, Resturlaub (empfohlen), Vertretung (empfohlen) sowie Datum und Unterschrift – bei E-Mail zusätzlich die Bestätigung des Arbeitgebers. Die kostenlose Vorlage auf dieser Seite deckt das Formular ab; mehr Ablauf im Ratgeber Urlaubsantrag stellen.
Muss der Urlaubsantrag schriftlich eingereicht werden?
Ja – Urlaub muss nach BUrlG schriftlich beantragt werden. Zulässig sind ausgefülltes Formular (Excel/PDF), E-Mail mit allen Pflichtangaben plus Bestätigung oder ein HR-Portal, wenn dein Arbeitgeber es nutzt. Auf Papier ist die handschriftliche Unterschrift üblich.
Wie lange dauert die Genehmigung eines Urlaubsantrags?
Der Arbeitgeber muss Urlaub rechtzeitig gewähren (§ 7 BUrlG); eine gesetzliche Frist in Tagen gibt es nicht. Üblich sind Rückmeldungen innerhalb weniger Tage oder Wochen. Ohne schriftliche Bestätigung gilt Urlaub nicht als genehmigt – bei ausbleibender Antwort nachfragen. Ablehnung erfordert Gründe und einen Ersatztermin.
Wann darf der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen?
Bei dringenden betrieblichen Belangen – zum Beispiel Personalmangel, Urlaubssperre, viele bereits genehmigte Kolleg:innen oder ein zu kurzfristiger Antrag. Die Ablehnung muss begründet sein; ein anderer Zeitraum ist anzubieten.
Wie viele Urlaubstage stehen mir zu?
Mindestens 20 Werktage bei 5-Tage-Woche (24 bei 6-Tage-Woche) nach BUrlG. Vertrag und Tarif können mehr vorsehen. Resturlaub und Übertrag regeln oft interne Richtlinien – Grundlagen im Lexikon Urlaubsanspruch.
Was passiert mit Resturlaub am Jahresende?
Nicht genommener Urlaub kann unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 BUrlG ins Folgejahr übertragen werden. Übertrag, Verfall und Stichtage regeln oft Vertrag oder Betriebsvereinbarung. Kläre Resturlaub vor Jahresende mit HR und trage ihn im Antrag ein.
Kann ich den Urlaubsantrag als PDF versenden?
Ja, wenn dein Arbeitgeber E-Mail oder ein Portal akzeptiert. Fülle die Excel- oder Sheets-Vorlage aus, speichere sie als PDF (oder drucke und scanne) und sende sie mit allen Pflichtangaben. Bitte zusätzlich um eine schriftliche Bestätigung der Genehmigung für deine Unterlagen.