Vorlagen
Kündigungsschreiben – Vorlage kostenlos herunterladen
Kostenlose Excel- und Google-Sheets-Vorlage für dein Kündigungsschreiben zum Arbeitsvertrag – mit Pflichtfeldern nach §622 und §623 BGB. Online ausfüllen, als PDF drucken oder in Word übernehmen, eigenhändig unterschreiben und mit Zugangsnachweis zustellen.
- 100% kostenlos
- §622/§623 Pflichtfelder
- Excel & Google Sheets
Kündigungsschreiben-Vorlage: Was sie ist und welche Arten es gibt
Nur Arbeitsvertrag
Nur Arbeitsvertrag: Diese Vorlage gilt für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nach deutschem Arbeitsrecht – nicht für Wohnungs- oder Mietverträge. Für Mietrecht gelten andere Fristen und Muster.
Eine Kündigungsschreiben-Vorlage ist ein ausformuliertes Muster für dein Schreiben an den Arbeitgeber. Sie enthält die Pflichtangaben nach §622 und §623 BGB: Absender, Empfänger, Datum des Schreibens, Kündigungssatz mit Beendigungsdatum, Kündigungsart und Kündigungsfrist. Du füllst die Excel-Datei aus (oder eine Google-Sheets-Kopie), exportierst bei Bedarf ein PDF zum Drucken und unterschreibst das Schreiben eigenhändig – ein separates Word-Dokument stellen wir nicht bereit, du kannst den Text aber in Word übernehmen.
Es gibt verschiedene Arten von Kündigungsschreiben für den Arbeitsvertrag:
- Ordentliche Kündigung durch Arbeitnehmer: Du kündigst fristgerecht zum vereinbarten Termin. Die Kündigungsfrist richtet sich nach §622 BGB (Probezeit: 2 Wochen; danach: 4 Wochen zum 15. oder Monatsende).
- Ordentliche Kündigung durch Arbeitgeber: Der Arbeitgeber kündigt dir – die Frist ist gestaffelt nach Betriebszugehörigkeit (1–7 Monate je nach Dauer).
- Außerordentliche (fristlose) Kündigung: Sofortige Beendigung bei wichtigem Grund (z.B. Vertrauensbruch). Ein Kündigungsgrund muss angegeben werden.
- Kündigung in der Probezeit: Bis zu 6 Monate Probezeit gilt eine Frist von 2 Wochen, jeder Tag kündbar.
- Kündigung befristeter Verträge: Nur wenn vertraglich oder gesetzlich vorgesehen.
Die Ordio-Vorlage liegt als Excel-Datei vor und enthält ein Blatt zur Kündigungsfrist nach §622 BGB. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können sie nutzen – wichtig sind die richtige Frist und die Schriftform für deine Rolle. Versand per Einschreiben mit Rückschein oder persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung sichert den Zugang; E-Mail allein reicht nicht. Nach dem Ausscheiden brauchst du oft eine Arbeitsbescheinigung oder ein Arbeitszeugnis – beides findest du ebenfalls unter Vorlagen.
Hinweis: Keine Rechtsberatung. Bei außerordentlicher Kündigung, Kündigungsschutz oder Sonderfällen im Vertrag lohnt sich anwaltliche Beratung.
Kündigungsschreiben richtig schreiben – Formulierungen und Aufbau
Ein Kündigungsschreiben muss klar erkennen lassen, dass du das Arbeitsverhältnis beenden willst. Die übliche Formulierung lautet: „Hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich zum [Datum].“ Ein Muster in der Vorlage hilft dir, alle Pflichtfelder in der richtigen Reihenfolge zu füllen.
So nutzt du die Vorlage mit Word oder PDF: (1) Felder in Excel oder Google Sheets ausfüllen, (2) als PDF speichern oder drucken bzw. den Text in Word übernehmen, (3) eigenhändig unterschreiben und mit Zugangsnachweis zustellen. Wir stellen keine eigene .docx-Datei bereit – viele suchen trotzdem nach „Word-Vorlage“; der Weg über Excel/Sheets und Druck/PDF ist dafür der ehrliche Download auf dieser Seite.
Aufbau eines Kündigungsschreibens:
- Absender: Dein Name, Adresse, ggf. Personalnummer
- Empfänger: Arbeitgeber (Firma, Ansprechpartner, Adresse)
- Datum: Datum des Schreibens (nicht das Kündigungsdatum)
- Betreff: z.B. „Kündigung meines Arbeitsvertrags“
- Anrede: Sehr geehrte/r [Name]
- Kündigungssatz: Eindeutige Erklärung mit Kündigungsdatum
- Kündigungsart und -frist: Ordentlich oder außerordentlich; welche Frist
- Optional: Bitte um Bestätigung des Eingangs; Bitte um Arbeitszeugnis
- Schluss: Mit freundlichen Grüßen, eigenhändige Unterschrift
Formulierungen wie „Ich beabsichtige zu kündigen“ oder „Ich erwäge eine Kündigung“ reichen nicht – sie sind zu unverbindlich. In der Vorlage findest du einen klaren Kündigungssatz und alle Pflichtfelder vorbereitet.
Bei außerordentlicher Kündigung musst du den Kündigungsgrund angeben. Ohne wichtigen Grund ist eine fristlose Kündigung unwirksam. Bei Unsicherheit solltest du einen Anwalt für Arbeitsrecht konsultieren.
Beispielformulierungen: Für die ordentliche Kündigung: „Hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich zum [Datum] unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist.“ Für die Probezeit: „Hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag unter Einhaltung der zweiwöchigen Kündigungsfrist in der Probezeit zum [Datum].“ Optional kannst du hinzufügen: „Ich bitte um schriftliche Bestätigung des Eingangs und um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.“ Mehr zu Arbeitszeugnis und Zeugnissprache findest du im Lexikon.
Muster: Kurztext für den Brief
So könnte ein ausgedrucktes Schreiben nach dem Ausfüllen der Vorlage aussehen (Platzhalter in eckigen Klammern):
[Dein Name]
[Straße, PLZ Ort]
[Firma Arbeitgeber]
[Personalabteilung / Ansprechpartner]
[Adresse]
[Ort], [Datum des Schreibens]
Betreff: Kündigung meines Arbeitsvertrags
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich zum [Datum letzter Arbeitstag] unter Einhaltung der [Kündigungsfrist, z. B. vier Wochen zum Monatsende].
Ich bitte um schriftliche Bestätigung des Eingangs und um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.
Mit freundlichen Grüßen
[eigenhändige Unterschrift]
[Name]
Arbeitnehmer oder Arbeitgeber?
Als Arbeitnehmer kündigst du in der Regel mit der kürzeren Frist nach §622 BGB und musst keinen Kündigungsgrund nennen. Kündigt der Arbeitgeber, gelten längere Fristen (siehe Tabelle im nächsten Abschnitt), ggf. das Kündigungsschutzgesetz und die Anhörung des Betriebsrats. Die Ordio-Vorlage deckt beide Rollen im Aufbau ab – prüfe Frist, Formulierung und Zustellweg für deine Situation.
Kündigungsfristen nach §622 BGB beachten und berechnen
Die Kündigungsfristen für Arbeitsverträge sind in §622 BGB geregelt. Als Arbeitnehmer hast du in der Regel eine kürzere Frist als der Arbeitgeber. Die Frist beginnt mit dem Zugang des Kündigungsschreibens beim Arbeitgeber – nicht mit dem Datum auf dem Schreiben.
Kündigungsfristen für Arbeitnehmer (§622 Abs. 2 BGB):
- Probezeit (max. 6 Monate): 2 Wochen, jeder Tag kündbar
- Nach Probezeit: 4 Wochen zum 15. oder zum Monatsende
Kündigungsfristen für Arbeitgeber (§622 Abs. 2 BGB, gestaffelt nach Betriebszugehörigkeit):
| Betriebszugehörigkeit | Kündigungsfrist |
|---|---|
| 2 Jahre | 1 Monat zum Monatsende |
| 5 Jahre | 2 Monate zum Monatsende |
| 8 Jahre | 3 Monate zum Monatsende |
| 10 Jahre | 4 Monate zum Monatsende |
| 12 Jahre | 5 Monate zum Monatsende |
| 15 Jahre | 6 Monate zum Monatsende |
| 20 Jahre | 7 Monate zum Monatsende |
Tarifverträge oder der Arbeitsvertrag können abweichende (oft längere) Fristen vorsehen. Prüfe immer deinen Vertrag. Die Ordio-Vorlage enthält ein Blatt „Kündigungsfrist“ mit der Übersicht nach §622 BGB. Berechne das Enddatum mit dem Kündigungsfrist-Rechner oder im Lexikon-Artikel Kündigungsfrist.
§622 BGB
§622 BGB: Die gesetzlichen Kündigungsfristen gelten, wenn im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist. Für Arbeitnehmer darf die Frist nicht kürzer sein als 4 Wochen zum 15. oder Monatsende. Längere Fristen sind möglich.
Hast du einen befristeten Vertrag, endet dieser in der Regel automatisch zum vereinbarten Ende. Eine ordentliche Kündigung ist oft ausgeschlossen – prüfe deinen Vertrag.
„Vier Wochen zum 15. oder Monatsende“ verstehen
Nach der Probezeit gilt für Arbeitnehmer in der Regel vier Wochen zum 15. eines Kalendermonats oder zum Monatsende. Die Wartezeit beginnt mit dem Zugang beim Arbeitgeber – nicht mit dem Datum auf dem Brief.
Bei „zum Monatsende“ endet das Arbeitsverhältnis am letzten Tag des Kalendermonats nach Ablauf der Frist (Beispiel unten: Zugang 10. März → Ende 30. April). Wählst du den 15. als Stichtag, endet die Kündigung am 15. des Monats, der auf die vierwöchige Frist folgt.
Fristberechnung: Wann endet das Arbeitsverhältnis?
Zugang heißt: Der Arbeitgeber kann über die Kündigung verfügen – etwa wenn die Post zugestellt wird oder HR das Schreiben entgegennimmt. Das Datum auf dem Brief startet die Frist nicht. Zwei typische Beispiele:
| Szenario | Zugang | Kündigungsende |
|---|---|---|
| 4 Wochen zum Monatsende (nach Probezeit) | 10. März | 30. April |
| 2 Wochen (in der Probezeit) | 10. März | 24. März |
Abweichende Fristen aus Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag gehen vor – im Zweifel Vertrag prüfen oder die Personalabteilung fragen.
Schriftform nach §623 BGB: Zustellweg und Gültigkeit
§623 BGB verlangt für die Kündigung des Arbeitsvertrags die Schriftform: ein Dokument mit deiner eigenhändigen Unterschrift. Ziel ist ein klarer, dauerhafter Nachweis – nicht eine schnelle Chat-Nachricht. Die ausgefüllte Vorlage exportierst du als PDF zum Drucken; unterschreiben erfolgt in der Regel auf Papier, sofern keine zulässige qualifizierte elektronische Signatur vorliegt.
| Zustellweg | Wirksame Kündigung? | Praxis-Tipp |
|---|---|---|
| Gedrucktes Schreiben + eigenhändige Unterschrift | Ja | Zugang sichern (Einschreiben oder Übergabe mit Empfang) |
| Persönliche Übergabe an HR mit Datum auf deiner Kopie | Ja | Empfang auf deiner Ausfertigung bestätigen lassen |
| Normale E-Mail oder Chat-Nachricht | Nein | Erfüllt die Schriftform nicht |
| Gescanntes PDF per E-Mail (ohne qualifizierte E-Signatur) | Nein | Original mit Unterschrift oder gültige qualifizierte E-Signatur nötig |
| Qualifizierte elektronische Signatur | Teils | Nur wenn zulässig und technisch wirksam – im Zweifel Beratung |
Bewahre das unterschriebene Original, den Einlieferungsbeleg des Einschreibens oder die von HR bestätigte Kopie auf. So kannst du den Zugang und den Inhalt später nachweisen – unabhängig davon, ob du die Vorlage in Excel oder in Google Sheets ausgefüllt hast.
Kündigungsschreiben ausfüllen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
So füllst du die Kündigungsschreiben-Vorlage in Excel oder Google Sheets aus. Auch bei Bearbeitung online in Sheets musst du zum Schluss ein unterschriebenes Papier zustellen:
- Datei öffnen: Excel herunterladen oder eine Google-Sheets-Kopie anlegen. Blatt „Kündigungsschreiben“ und ggf. „Kündigungsfrist“ wählen.
- Persönliche Daten eintragen: Name, Adresse und – falls vorhanden – Personalnummer.
- Arbeitgeberdaten eintragen: Firma, Ansprechpartner (z.B. Personalabteilung), vollständige Adresse.
- Datum des Schreibens: Heutiges Datum – nicht das Beendigungsdatum im Kündigungssatz.
- Kündigungsdatum festlegen: Letzter Arbeitstag nach eingehaltener Frist. Prüfe das Datum mit dem Fristenblatt oder dem Kündigungsfrist-Rechner (Zugang beim Arbeitgeber zählt).
- Kündigungsart und Frist: Ordentlich oder außerordentlich; z.B. „4 Wochen zum Monatsende“ oder „2 Wochen“ in der Probezeit.
- PDF exportieren und drucken: Aus Excel/Sheets als PDF speichern oder direkt drucken – Layout vor dem Versand kurz prüfen.
- Optional: Bitte um Eingangsbestätigung oder qualifiziertes Arbeitszeugnis.
- Unterschreiben: Eigenhändige Unterschrift auf dem Ausdruck (§623 BGB).
- Versand: Einschreiben mit Rückschein oder persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung – Kopie für deine Unterlagen behalten.
Die Vorlage enthält Dropdowns für Kündigungsart und -frist sowie Hinweise zu Pflichtfeldern. In Google Sheets legst du eine Kopie in deinem Drive an – teile sie nicht öffentlich, weil Adresse und Vertragsdaten personenbezogen sind. Speichere vor dem Versand eine Version mit Datum im Dateinamen (z. B. Kuendigung_Firma_2026-09-19.pdf).
Für Unternehmen: Mit Ordio Digitale Personalakte archivierst du eingegangene Kündigungen DSGVO-konform und zentral.
Rechtliche Hinweise: Fristen, Kündigungsschutz und Sonderfälle
Eine Kündigung des Arbeitsvertrags unterliegt strengen formellen Anforderungen. Die Tabelle zu §623 BGB weiter oben zeigt, welche Zustellwege wirksam sind; die Kündigungsfristen regelt §622 BGB (Überblick und Rechner im Abschnitt zu den Fristen).
Schriftform – Kurz-Checkliste
- Kündigung auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift (oder gleichwertige qualifizierte elektronische Signatur, wenn zulässig)
- Eindeutiger Kündigungssatz mit letztem Arbeitstag
- Zugang beim Arbeitgeber dokumentieren (Einschreiben, Empfangsbestätigung)
- Kopie für deine Unterlagen behalten
Häufige Fehler vermeiden
- Nur E-Mail, Teams oder WhatsApp ohne unterschriebenes Original
- Unklare Formulierung („ich plane zu gehen“) statt eindeutiger Kündigung
- Enddatum ohne Blick auf Zugang, Tarifvertrag oder längere vertragliche Frist
- Keine Kopie und kein Zugangsnachweis für die eigenen Unterlagen
Teilzeit, Minijob und befristeter Vertrag: Für die Schriftform gelten dieselben §623-BGB-Regeln; die Frist kann im Vertrag abweichen. Befristete Verträge enden oft automatisch – eine ordentliche Kündigung ist dann häufig ausgeschlossen. Eine Aufhebungsvereinbarung ist kein Kündigungsschreiben und braucht eine gesonderte Vereinbarung beider Seiten.
Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) gilt in Betrieben mit mehr als 10 Vollzeit-Mitarbeitern (bzw. 10 Vollzeitäquivalenten). Dann muss der Arbeitgeber einen sachlichen Grund für die Kündigung haben (verhaltens-, personen- oder betriebsbedingt). Bei Arbeitnehmerkündigungen spielt das KSchG keine Rolle – du kannst ordentlich kündigen, ohne einen Grund angeben zu müssen.
In Betrieben mit Betriebsrat muss der Arbeitgeber den Betriebsrat vor einer Kündigung anhören. Das betrifft dich als kündigenden Arbeitnehmer nicht direkt – du musst den Betriebsrat nicht informieren. Der Arbeitgeber erfüllt seine Mitbestimmungspflicht eigenständig.
Hinweis: Diese Vorlage dient nur als Beispiel. Bei komplexen Fällen (z.B. Außerordentliche Kündigung, Kündigungsschutz, Sonderkündigungsrecht) solltest du einen Anwalt für Arbeitsrecht konsultieren. Die Ordio-Vorlage hilft dir bei der Formulierung, ersetzt aber keine rechtliche Beratung.
Mit Arbeitszeugnis Vorlage und Arbeitsbescheinigung Vorlage hast du die wichtigsten Dokumente für den Übergang in die nächste Beschäftigung oder in die Arbeitslosigkeit.
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Häufige Fragen zum Kündigungsschreiben
Wie schreibe ich ein Kündigungsschreiben für meinen Arbeitsvertrag?
Trage Absender, Empfänger und Datum ein und formuliere einen klaren Kündigungssatz, z. B.: „Hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich zum [Datum].“ Halte die Kündigungsfrist nach §622 BGB ein und unterschreibe das Schreiben eigenhändig (§623 BGB). Die Ordio-Vorlage in Excel oder Google Sheets zeigt dir alle Pflichtfelder – danach drucken, unterschreiben und mit Nachweis zustellen.
Welche Kündigungsfrist gilt für Arbeitnehmer nach §622 BGB?
In der Probezeit (höchstens sechs Monate) gilt meist eine Frist von zwei Wochen, jeder Tag kündbar. Danach kündigst du als Arbeitnehmer in der Regel mit vier Wochen zum 15. oder Monatsende. Längere Fristen sind nur möglich, wenn sie im Arbeitsvertrag vereinbart sind. Berechne das Enddatum mit dem Kündigungsfrist-Rechner oder der Fristentabelle in der Vorlage.
Ist eine Kündigung per E-Mail gültig?
Nein. Für den Arbeitsvertrag verlangt §623 BGB die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift – E-Mail, WhatsApp oder ein gescanntes PDF ohne qualifizierte elektronische Signatur reichen nicht. Drucke die ausgefüllte Vorlage aus, unterschreibe sie und sende sie per Post (idealerweise Einschreiben mit Rückschein) oder übergib sie persönlich gegen Empfangsbestätigung.
Kann ich die Kündigungsschreiben-Vorlage als PDF oder Word nutzen?
Ja – der Download ist kostenlos. Du erhältst eine Excel-/Google-Sheets-Datei, füllst sie lokal oder online aus und exportierst das Schreiben als PDF zum Drucken. Für Word kopierst du den Text oder druckst direkt aus Excel – keine separate .docx. Wirksam wird die Kündigung mit Unterschrift auf Papier und nachweisbarer Zustellung an den Arbeitgeber.
Braucht der Arbeitgeber ein anderes Kündigungsschreiben?
Der Aufbau ist ähnlich (Absender, Empfänger, Kündigungssatz, Datum), aber die Kündigungsfristen für Arbeitgeber sind nach §622 BGB länger und nach Betriebszugehörigkeit gestaffelt. Bei Kündigungen durch den Arbeitgeber gelten zusätzlich das Kündigungsschutzgesetz und die Anhörung des Betriebsrats. Die Ordio-Vorlage kann für beide Seiten genutzt werden – prüfe Frist und Formulierung für deine Rolle.
Wann gilt eine dreimonatige Kündigungsfrist beim Arbeitsvertrag?
Für Arbeitnehmer ist die Regel meist vier Wochen, nicht drei Monate. Eine dreimonatige Kündigungsfrist kann für Arbeitgeber ab etwa fünf Jahren Betriebszugehörigkeit nach §622 BGB gelten. Tarif- oder Vertragsfristen können abweichen. Nutze die Vorlage oder den Kündigungsfrist-Rechner – nicht Mietrecht-Faustregeln.
Wie berechne ich das Ende der Kündigungsfrist?
Die Frist startet mit dem Zugang beim Arbeitgeber (wenn HR das Schreiben erhält), nicht mit dem Datum auf dem Brief. Bei „vier Wochen zum Monatsende“ endet das Arbeitsverhältnis oft am letzten Tag des Kalendermonats nach Ablauf der Wartezeit. Die Vorlage enthält eine Übersicht; der Kündigungsfrist-Rechner hilft beim konkreten Datum.
Gilt diese Vorlage auch für Wohnungskündigungen?
Nein. Diese Seite und Vorlage sind nur für Arbeitsverträge nach §622 und §623 BGB. Für Miet- und Wohnungskündigungen gelten andere Gesetze, Fristen und Muster. Suche gezielt nach Mietrecht-Vorlagen, wenn du eine Wohnung kündigen willst.
Was muss in ein Kündigungsschreiben vom Arbeitnehmer rein?
Mindestens: deine Anschrift, Arbeitgeber mit Adresse, Datum des Schreibens, eindeutiger Kündigungssatz mit Beendigungsdatum, Hinweis auf die eingehaltene Frist und deine eigenhändige Unterschrift. Optional: Bitte um Eingangsbestätigung oder qualifiziertes Arbeitszeugnis. Die Excel-Vorlage führt dich durch alle Felder.
Wie sende ich das Kündigungsschreiben richtig?
Drucke das ausgefüllte Schreiben aus, unterschreibe es und versende es per Einschreiben mit Rückschein oder übergib es persönlich mit datierter Empfangsbestätigung auf deiner Kopie. So kannst du den Zugang nachweisen. Lege eine Ausfertigung für deine eigenen Unterlagen ab – HR kann eingegangene Schreiben intern archivieren (z. B. in einer digitalen Personalakte).