Lohnabrechnung 2026: Erstellung, Pflichtangaben & Fristen

Kurz gesagt: Die Lohnabrechnung dokumentiert für einen Abrechnungszeitraum, welches Bruttoentgelt du zahlst, welche gesetzlichen Abzüge anfallen und welches gesetzliche Netto sowie der Auszahlungsbetrag sind. Sie ist Pflicht nach der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBeSchV) und schafft Transparenz für Arbeitnehmer, Finanzamt und Sozialversicherung.

In diesem Artikel geht es um Pflichtangaben 2026, Fristen für Übergabe und Auszahlung sowie den Unterschied zur Gehaltsabrechnung. Wie sich das Netto zusammensetzt, erklären wir im Lexikon Nettoentgelt – hier stehen Erstellung und Compliance aus Arbeitgebersicht im Mittelpunkt.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung ist die schriftliche oder elektronische Entgeltabrechnung für zeit- oder leistungsabhängiges Entgelt. Sie listet Bezüge (Grundlohn, Überstunden, Zuschläge, geldwerte Vorteile) und Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Sozialversicherung) auf und weist das Ergebnis als Netto und Auszahlungsbetrag aus.

Der Auszahlungsakt auf das Konto ist davon zu trennen: Die Abrechnung ist der Nachweis, die Überweisung die Zahlung. Nach § 611a BGB schuldest du als Arbeitgeber die vereinbarte Vergütung; die Lohnabrechnung belegt, wie du diese Pflicht erfüllst.

Ob PDF, Lohnportal oder Papier: Entscheidend ist, dass alle Pflichtfelder vollständig sind und der Beschäftigte die Abrechnung dauerhaft einsehen kann – auch bei wechselnden Abrechnungszeiträumen (z. B. 21. bis 20.) oder bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen im selben Kalenderjahr.

Für Beschäftigte ist die Abrechnung die Kontrolle über Entgelt und Abzüge. Für dich als Arbeitgeber ist sie Beleg für die Lohnsteuer-Anmeldung, die Beitragsnachweise zur Sozialversicherung und später für die Lohnsteuerbescheinigung. Fehler in einer Zeile führen schnell zu Rückfragen oder Nachforderungen – ein fester Monatsrhythmus mit klarer Zuständigkeit in HR und Lohnbuchhaltung hilft.

Lohnabrechnung vs. Gehaltsabrechnung

Lohn orientiert sich an geleisteten Stunden, Stückzahlen oder variablen Entgeltbestandteilen. Gehalt ist das feste Monatsentgelt unabhängig von der konkreten Stundenzahl (Ausnahmen: Kurzarbeit, unbezahlter Urlaub). Beide laufen über dieselbe Abzugslogik – unterschiedlich ist vor allem die Bemessungsgrundlage im Kopfteil der Abrechnung.

Für Angestellte mit festem Monatsgehalt findest du Schwerpunkte zur Gehaltsabrechnung. Der Oberbegriff Entgeltabrechnung umfasst Lohn- und Gehaltsabrechnungen gleichermaßen.

In Tarifbetrieben können zusätzliche Entgeltbestandteile (Entgelttabelle, Stufen, Zulagen) in der Abrechnung erscheinen. Außertarifliche Regelungen musst du trotzdem in nachvollziehbaren Lohnarten abbilden – sonst versteht niemand, warum sich das Netto gegenüber dem Vormonat geändert hat.

Praktisch: Ein Produktionsmitarbeiter mit Stundenlohn sieht im Kopfteil oft „Stunden × Satz“ oder variable Bezüge; eine Bürokraft mit Monatsgehalt sieht ein festes Grundentgelt – die Abzugszeilen (LSt, KV, …) sind dennoch identisch aufgebaut. Beide Dokumente heißen umgangssprachlich manchmal „Gehaltsabrechnung“; rechtlich zählt, ob das Entgelt variabel oder fix bemessen wird.

Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung (EBeSchV)

Die EBeSchV schreibt vor, welche Angaben mindestens auf der Entgeltbescheinigung stehen müssen. Deine Lohnsoftware sollte diese Felder standardmäßig füllen – manuelle Excel-Listen riskieren Lücken bei Betriebs- oder SV-Prüfungen.

Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine verständliche Abrechnung. Formulierungen wie „Sonstiges“ oder Sammelposten ohne Aufschlüsselung erschweren Rückfragen und wirken bei Prüfungen unprofessionell. Wenn du mehrere Betriebsstätten oder Kostenstellen führst, muss die Zuordnung in den Stammdaten stimmen – sonst landen Abzüge auf der falschen Einheit.

Die vollständige Pflichtenliste steht in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBeSchV). Weicht das Druckbild deiner Software davon ab, solltest du die Vorlage anpassen lassen – nicht die gesetzlichen Mindestangaben weglassen.

Hinweis: Die elektronische Lohnsteuerkarte ist durch ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) abgelöst. Steuerklasse und Freibeträge kommen aus dem ELSTER-Verfahren – nicht aus Papierkarten.

Die jährliche Lohnsteuerbescheinigung bündelt die Werte des Kalenderjahres für die Steuererklärung des Arbeitnehmers.

Einzelbezüge wie Weihnachtsgeld, Urlaubsabgeltung oder Sachbezüge müssen als eigene Positionen erkennbar sein, wenn sie im Abrechnungsmonat anfallen. Pauschale Abzüge ohne Erläuterung sind für Prüfer und Mitarbeitende unzureichend – jede Zeile braucht eine nachvollziehbare Bezeichnung in der Lohnsoftware.

Fristen: Erstellung, Übergabe und Auszahlung

Üblich ist die monatliche Abrechnung zum Kalendermonat oder zum betrieblichen Abrechnungszeitraum (z. B. 21. bis 20. in der Gastronomie). Das Entgelt ist nach § 614 BGB grundsätzlich am Monatsende fällig, sofern nichts anderes vereinbart ist.

Bewahre Abrechnungsdaten revisionssicher auf; Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen orientieren sich an Steuer- und Sozialrecht (oft sechs bis zehn Jahre je nach Dokument).

Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können abweichende Zahlungstermine vorsehen – dann gilt die vereinbarte Regel, solange sie den gesetzlichen Mindestanspruch nicht unterschreitet. Bei Kurzarbeit oder Sonderfällen entstehen zusätzliche Meldefristen; dein Steuerberater oder die Lohnsoftware sollte dich an die DEÜV- und LSt-Anmeldung erinnern.

So entsteht die Lohnabrechnung: Ablauf in fünf Schritten

Monat für Monat wiederholst du denselben Ablauf – am besten mit festem Stichtag für Zeiten (z. B. der 25.) und einem festen Ansprechpartner in HR. So bleibt die Lohnabrechnung pünktlich und die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung fristgerecht.

1. Zeit und Entgelt erfassen: Arbeitszeit, Arbeitszeiterfassung, Urlaub, AU, Zuschläge – mit Zeiterfassung und Dienstplan weniger Übertragungsfehler.
2. Brutto berechnen: Vertrag, Tarif, Lohnarten und Sonderzahlungen zusammenführen.
3. Abzüge ermitteln: Lohnsteuer aus ELStAM, Sozialversicherung nach Beitragssätzen 2026 – Details zu AG-Anteilen im Lexikon Lohnnebenkosten.
4. Netto und Auszahlung: Gesetzliches Netto ausweisen; Vorschüsse, Pfändungen oder bAV mindern den Auszahlungsbetrag.
5. Dokumentieren und melden: Abrechnung bereitstellen, Lohnbuchhaltung und Meldewesen (DEÜV, Lohnsteuer-Anmeldung) fristgerecht.

Bei Minijob (603,01 € 2026) und Midijob gelten abweichende Beitragsregeln – die Standardabrechnung aus Vollzeit-Vorlagen passt dann nicht. Für Grenzfälle lohnt ein Abgleich mit dem Minijob-Rechner und der Midijob-Logik in deiner Software, bevor du den ersten Lauf buchst.

Vor dem ersten Abrechnungslauf eines neuen Mitarbeiters prüfst du Stammdaten: Steuer-ID, SV-Nummer, Bankverbindung, Beschäftigungsart und ggf. Befreiungsmerkmale. Fehlt ein ELStAM-Abruf, darfst du nicht schätzen – ohne gültige Merkmale ist der Lohnsteuerabzug nicht rechtskonform. Nach dem Lauf: Bruttobezüge plausibel, Netto nicht negativ, Auszahlung passend zur Bankdatei.

Bestandteile, Abzüge und typische Abkürzungen

Auf dem Lohnzettel stehen oft Kürzel wie „LSt“ (Lohnsteuer), „KV“/„PV“/„RV“/„AV“ (Sozialversicherung), „Soli“ und „KiSt“. Oben das Bruttoentgelt, darunter die Einzelabzüge, dann das Nettoentgelt und – wenn abweichend – der Auszahlungsbetrag.

Steuerklassen und Freibeträge steuern die Lohnsteuer. Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit gehören als eigene Bezüge ins Brutto, wenn du sie auszahlest.

Sonderpositionen wie KUG (Ausgleich zum Kurzarbeitergeld) oder der geldwerte Vorteil beim Firmenwagen stehen als eigene Zeilen auf der Lohnabrechnung – ohne passende Lohnart riskierst du Fehlmeldungen bei Kurzarbeit oder in der Lohnsteuer.

Typische Positionen im Brutto- und Abzugsblock:

• Bezüge: Grundlohn, Überstunden, Schicht- und Feiertagszuschläge, Urlaubsentgelt, geldwerte Vorteile
• Abzüge: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Willst du eine Abrechnung gegenprüfen, nutzt du den Brutto-Netto-Rechner mit denselben ELStAM- und Kassenwerten wie in der Lohnsoftware – oder du gehst vertiefend ins Lexikon Nettoentgelt.

Lohnabrechnung erstellen: Software, Steuerberater und DATEV

Kleine Teams rechnen oft über den Steuerberater oder eine Lohnsoftware ab. In Schichtbetrieben – etwa Gastronomie oder Einzelhandel – sollten Zeiterfassung und Lohndaten aus einer Quelle kommen. Fehlen Stunden oder Zuschläge im Export, entstehen Brutto-Lücken und SV-Risiken.

Ordio Payroll unterstützt dich bei Bruttolohn, gesetzlichen Abzügen und DATEV-Export – die finale Abrechnung mit vollem Meldewesen läuft bei vielen Betrieben weiter über den Steuerberater. Vergleich und Anbieterwahl: Lohnabrechnung-Software-Vergleich 2026; Schrittfolge im Ratgeber Lohnabrechnung erstellen.

Typische Rollenverteilung: HR oder Schichtleitung liefert Zeiten und Personalakt, Lohnbüro oder Steuerberater führt den Abrechnungslauf und die Meldungen (DEÜV, Lohnsteuer-Anmeldung) aus. Auch beim Outsourcing bleibst du verantwortlich – fehlerhafte Stammdaten oder verspätete Übergabe sind dein betriebliches Risiko.

Beim DATEV-Export zählen konsistente Personalnummern, Kostenstellen und Lohnarten. Liegen Zeiterfassung und Lohn in getrennten Systemen, brauchst du eine feste Übergabe mit Prüfliste vor dem Lauf – sonst fehlen Stunden oder doppelte Buchungen landen in der Lohnbuchhaltung.

Vorlage, Muster und Beispiel

Eine Excel- oder PDF-Vorlage hilft beim Verständnis, ersetzt aber keine Lohnsoftware mit aktuellen Tabellen. Zur Orientierung gibt es die Lohnabrechnung-Vorlage von Ordio.

Vorlage (leeres Gerüst), Muster (fiktive, vollständige Abrechnung) und Beispiel aus deinem Betrieb (anonymisiert) werden gern verwechselt. Für HR-Schulungen ist ein anonymisiertes Software-PDF oft hilfreicher als eine generische Excel-Datei – so kennen Team und Mitarbeitende dieselben Kürzel und Lohnarten.

Keines davon ersetzt Lohnsteuer-Anmeldung, DEÜV-Meldungen oder ELStAM-Pflege. Downloads aus dem Internet veralten schnell – prüfe ELStAM, Zusatzbeitragssätze und die Minijob-Grenze (603,01 € 2026) zum Abrechnungsjahr.

Häufige Fehler und Prüfungen

Vor jeder Auszahlung lohnt ein kurzer Vier-Augen-Check: Stimmen Brutto und Zeiten mit dem Dienstplan? Sind ELStAM und SV-Schlüssel aktuell? Erscheint der Auszahlungsbetrag als eigene Zeile? Die häufigsten Fehler in der Praxis:

Regelmäßige Stichproben in der Lohnbuchhaltung und Abstimmung mit dem Steuerberater reduzieren Nachzahlungen. Das ist keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung zählen nicht nur die aktuellen Abrechnungen, sondern auch Nachweise zu Arbeitszeit und Entgeltfortzahlung. Sonderfälle (z. B. Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) gehören deshalb in Personalakt und Lohnhistorie.

Fazit

Eine vollständige Lohnabrechnung erfüllt die EBeSchV-Pflichtangaben, hält Fristen ein und macht Brutto, Abzüge und Auszahlung nachvollziehbar. Mit verlässlicher Zeiterfassung, passender Software und klaren Prozessen sparst du Korrekturläufe – und schaffst Vertrauen im Team.

Leg zuerst eine Checkliste für Pflichtfelder und ELStAM an, binde deinen Steuerberater früh ein und nutze Vorlagen nur zum Lernen. So bleibt deine Lohnabrechnung revisionssicher – und jede Zeile ist für Mitarbeitende verständlich.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.