Zeiterfassung Gesetz: Pflichten & Umsetzung

Umgangssprachlich spricht man vom Zeiterfassungsgesetz — rechtlich geht es um die Zeiterfassungspflicht: Du musst als Arbeitgeber Arbeitszeiten objektiv erfassen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Maßgeblich sind EuGH (2019), BAG (2022) und ArbZG/ArbSchG; ein eigenes Bundesgesetz mit diesem Namen ist bislang nicht in Kraft. Die Pflicht gilt für alle Betriebsgrößen — auch im Kleinbetrieb —, auch bei Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice. Stand: September 2026.

Fragen wie „Ist Zeiterfassung Pflicht?“ oder „ab wann gilt sie?“ behandeln wir im Ratgeber Arbeitszeiterfassung Pflicht; hier bleiben Gesetzesrahmen, Begriffe und Nachweispflicht im Fokus. Eine kostenlose Vorlage zur Zeiterfassung findest du im Download-Bereich.

Einführung: Zeiterfassungspflicht im Überblick

Seit dem BAG-Beschluss 2022 dokumentierst du als Arbeitgeber Beginn, Ende und Pausen — täglich, für jede Beschäftigung, mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Umgangssprachlich heißt das oft Zeiterfassungsgesetz; rechtlich steckt die Pflicht in EuGH-Rechtsprechung, BAG (1 ABR 22/21) und ArbZG/ArbSchG, nicht in einem eigenen Bundesgesetz mit diesem Namen.

Die Rechtsgrundlage bildet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mit dem Arbeitsschutzgesetz; der Lexikon-Eintrag Arbeitszeiterfassungsgesetz fasst das für die Suche zusammen. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße — auch für Kleinbetriebe, ohne Warten auf ein Reformgesetz.

Die Dokumentation dient dem Gesundheitsschutz, der Einhaltung von Pausenzeiten und Ruhezeiten sowie der Transparenz bei Überstunden. Das ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden (ausnahmsweise bis zehn) und schreibt Ruhepausen sowie mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit vor. Ohne Nachweis lässt sich das nicht prüfen — Gewerbeaufsicht und Arbeitsschutzämter können Unterlagen anfordern.

Den Gesamtüberblick zu Methoden und Software findest du im Zeiterfassung-Ratgeber; für die Umsetzung in deinem Betrieb eignet sich auch digitale Zeiterfassung mit Export für Prüfungen.

Rechtsgrundlage: ArbZG, BAG und EuGH

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung leitet sich aus mehreren Quellen ab:

Reform und Zeiterfassungsgesetz: Stand September 2026

Die Bundesregierung will die Zeiterfassung gesetzlich präzisieren — in Koalitionspapieren und Branchenberichten sind gestufte Übergangsfristen nach Betriebsgröße und ein stärkerer Fokus auf elektronische, manipulationssichere Systeme in größeren Betrieben im Gespräch. Referentenentwürfe und parlamentarische Beratung können sich verschieben; verbindlich ist heute die BAG-Pflicht, nicht ein noch nicht verkündetes Gesetz.

Für Kleinstbetriebe (oft unter zehn Beschäftigten) wird in Entwürfen häufig ein längerer Umstellungszeitraum diskutiert — Details erst nach Verkündung. Unabhängig vom Gesetzgebungsverlauf solltest du die Erfassung jetzt etablieren: Aufsicht, Betriebsrat und Gerichte prüfen die Ist-Dokumentation, nicht deine Wartezeit auf den Bundestag.

Was du politisch im Blick behalten kannst: Verkündungsdatum, Übergangsfristen nach Mitarbeiterzahl, mögliche Pflicht zur elektronischen Erfassung in größeren Betrieben und verschärfte Bußgelder in Entwürfen. Für die tägliche Praxis ändert das bis dahin wenig — die BAG-Pflicht bleibt die Messlatte.

Keine Rechtsberatung: Prüfe bei konkreten Fällen Tarif, Betriebsvereinbarung und aktuelle Fassung auf gesetze-im-internet.de.

Was muss bei der Zeiterfassung dokumentiert werden?

Kurzantwort: Täglich Beginn, Ende und Pausen — objektiv nachvollziehbar, mindestens zwei Jahre aufbewahren (Frist ab Ende des Entstehungsjahres). Darüber hinaus können Tarif oder Betrieb Zusatzangaben verlangen.

Die Aufzeichnungspflicht umfasst im Detail:

1. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit – wann Beschäftigte mit der Arbeit beginnen und sie beenden. Bei Schichtarbeit sind die jeweiligen Schichtzeiten zu erfassen. Auch bei Gleitzeit und Homeoffice gelten die tatsächlichen Zeiten.
2. Dauer der Pausen – Ruhepausen gemäß ArbZG (mind. 30 Min. bei 6–9 Std., 45 Min. bei über 9 Std.). Pausen unter 15 Minuten zählen nicht. Die Pausen können in Blöcken genommen werden, müssen aber insgesamt die Mindestdauer erreichen.
3. Aufbewahrung – die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Verstößen kann die Aufsichtsbehörde Einsicht verlangen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden ist.

Zusätzlich können tarifvertragliche oder betriebliche Regelungen weitere Anforderungen vorsehen – etwa die Erfassung von Überstunden oder die Dokumentation von Rufbereitschaft. Prüfe daher immer auch deine branchenspezifischen Vorgaben.

Was erfassen?	Anforderung
Beginn der Arbeitszeit	Täglich, objektiv und verlässlich
Ende der Arbeitszeit	Täglich, objektiv und verlässlich
Pausendauer	Mind. 30 Min. (6–9 Std.), 45 Min. (über 9 Std.)
Aufbewahrung	Mind. 2 Jahre ab Ende des Entstehungsjahres

Die genaue Art der Erfassung (elektronisch, Stundenzettel, App) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Daten objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften überprüfbar ist. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Homeoffice gilt die Pflicht ebenfalls.

Für Auswertung und Arbeitszeitkonto brauchst du konsistente Daten — unabhängig davon, ob du Stundenzettel, Tabelle oder Software nutzt.

Praxisablauf: Beschäftigte stempeln oder tragen Zeiten ein → Führungskraft oder HR prüft Ausreißer (fehlende Pausen, >10 Std.) → monatlicher Export für Lohn → Archivierung mit Zugriffskontrolle. Korrekturen dokumentierst du mit Zeitstempel und Verantwortlichem — nachträgliche „glatte“ Excel-Zeilen ohne Nachweis helfen bei Streit nicht.

Elektronische Zeiterfassung: Pflicht oder nicht?

Nein — aktuell musst du Zeiten nicht zwingend digital erfassen. Das BAG lässt Stundenzettel, Excel oder Apps zu, wenn die Daten objektiv, verlässlich und zugänglich sind und Datenschutz, Sicherheit sowie Gesundheitsschutz gewahrt bleiben.

Ob du Excel, Papier oder App nutzt, ist heute wahlweise. Faustregel: Ab etwa 15–20 Beschäftigten, wechselnden Schichten oder mehreren Standorten lohnt sich Digitalisierung fast immer — nicht wegen eines Gesetzes, sondern wegen Fehlerquote und Prüfbarkeit. Details zu Anbietern: Zeiterfassung Software Vergleich; hier nur die Rechtslage.

Prüfe bei der Wahl IT-Sicherheit, Rollenrechte und einen nachvollziehbaren Audit-Trail — in Reformentwürfen rückt das stärker in den Fokus. Tarif oder Betriebsrat können digitale Erfassung auch schon heute vereinbaren. Wer früh umstellt, ist unabhängig vom parlamentarischen Zeitplan gut aufgestellt.

Minutengenaue Zeiterfassung: Was ist vorgeschrieben?

Eine minutengenaue Zeiterfassung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Praxis sind Aufzeichnungen im 15-Minuten-Takt üblich und zulässig. Entscheidend ist, dass die tatsächliche Arbeitszeit hinreichend genau erfasst wird – insbesondere für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten (max. 8 Std. werktäglich, ausnahmsweise bis 10 Std.) und Ruhezeiten (mind. 11 Std. zwischen Arbeitstagen).

Das ArbZG schreibt keine bestimmte Genauigkeit vor. Ein 15-Minuten-Raster reicht in der Regel aus, um Verstöße zu erkennen und die Einhaltung der Vorgaben nachzuweisen. Bei Überstundenabrechnungen kann eine genauere Erfassung sinnvoll sein – hier entscheidet der Einzelfall. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können strengere Vorgaben enthalten; prüfe daher immer die für dich geltenden Regelungen.

Excel-Stundenzettel oder manuelle Listen sind grundsätzlich zulässig, sofern sie die erforderlichen Angaben enthalten und du sie prüfbar archivierst.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice

Die Zeiterfassungspflicht gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit und bei mobiler Arbeit bzw. Homeoffice. Das BAG hat klargestellt: Flexible Arbeitsweise bleibt möglich, aber du musst die tatsächlichen Zeiten dokumentieren. Du darfst die Erfassung an Beschäftigte delegieren — Verantwortung und Stichproben liegen bei dir. Ohne Nachweis riskierst du Bußgelder und Nachteile in Überstundenstreitigkeiten.

Vertrauen ersetzt keine Aufzeichnung: Die Kultur kann bleiben, die Daten müssen nachvollziehbar sein — für dich (Rechtssicherheit) und für Beschäftigte (Einsicht, faire Abrechnung).

Stichproben reichen oft: Du musst nicht jede Minute mikromanagen, aber du musst bei Auffälligkeiten (dauerhaft >10 Std., fehlende Pausen) reagieren und das dokumentieren.

Zeiterfassung pro Branche: Gastronomie, Einzelhandel, Pflege

Die Zeiterfassungspflicht gilt branchenübergreifend. Besondere Anforderungen ergeben sich aus den jeweiligen Arbeitsbedingungen:

Gastronomie

In der Gastronomie mit Schichtarbeit, Wochenend- und Feiertagsarbeit ist die Einhaltung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten besonders wichtig. Die Zeiterfassung muss Schichtwechsel, Pausen und Überstunden abbilden. Bei Spätschichten und Rufbereitschaft sind die tatsächlichen Arbeitszeiten zu erfassen. Besonders kritisch: die 11-Stunden-Ruhezeit zwischen Arbeitstagen und die Einhaltung der Pausenzeiten bei langen Schichten. Plane Pausen aktiv (Küche/Service), nicht nur theoretisch im Dienstplan. Vertiefung: Zeiterfassung in der Gastronomie und Gastronomie bei Ordio.

Einzelhandel

Im Einzelhandel mit wechselnden Öffnungszeiten und Teilzeitkräften hilft eine digitale Zeiterfassung, die Planung zu vereinfachen und Verstöße zu vermeiden. Die Erfassung an der Kasse oder im Lager muss zuverlässig funktionieren — auch wenn Beschäftigte zwischen Verkauf und Lager wechseln. Viele Einzelhändler setzen auf Stempeluhr oder App; beides ist zulässig, wenn die Daten vollständig sind. Bei Aushilfen und Minijobbern dokumentierst du jede Stunde gegen die Entgeltgrenze; Sonntags- und Feiertagsarbeit braucht oft Zuschläge — ohne Zeiten keine saubere Abrechnung.

Pflege

In der Pflege gelten zusätzlich das Pflegegesetz und Personalschlüssel. Die Zeiterfassung unterstützt den Nachweis gegenüber Aufsicht und Kostenträgern. Bei Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst trennst du Bereitschaftszeit von aktiver Arbeitszeit — unterschiedliche Vergütung und Ruhezeiten. Nachtdienste und kurze Wechsel zwischen Stationen erfordern klare Stempel-Regeln; sonst fehlen Belege bei Überlastungsdebatten. Gesundheitsschutz und ArbZG-Grenzen hängen direkt an belastbaren Daten.

Sanktionen und Bußgelder bei Verstößen

Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden (ArbZG § 22 Abs. 1 Nr. 2). Wiederholte Verstöße können teurer werden.

Zivilrechtlich trägst du ohne Dokumentation die Beweislast in Streit über Überstunden — fehlende Aufzeichnungen können zu deinem Nachteil gewertet werden. In der Praxis zahlst du im Zweifel oft die vom Beschäftigten behaupteten Mehrstunden.

Die Gewerbeaufsicht kann per Bescheid die Einführung eines Systems anordnen; Verwaltungsgerichte haben das bestätigt. Wer nicht nachkommt, riskiert Zwangsgelder.

• Beschäftigte: Betriebsrat, Gewerbeaufsicht, Arbeitsschutzamt oder anwaltliche Beratung (Arbeitsrecht).
• Externe Hinweise: zuständige Landesbehörde für Arbeitsschutz — je nach Bundesland unterschiedlich benannt.

Behebe Verstöße intern zuerst: System nachrüsten, Richtlinien schriftlich fixieren, Schulungen nachhalten. Das reduziert Bußgeldrisiko und stärkt deine Position in Überstunden-Streit.

Welche Rechte haben Beschäftigte bei der Zeiterfassung?

Deine Beschäftigten haben ein Recht auf Einsicht in ihre Arbeitszeitaufzeichnungen und können prüfen, ob Überstunden dokumentiert sind. Du musst die Daten so führen, dass sie nachvollziehbar und für Prüfungen zugänglich sind — ohne unnötige Zusatzdaten.

Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei Beginn, Ende und Verteilung der täglichen Arbeitszeit sowie bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung (System, Auswertung, Zugriffe). Die gesetzliche Pflicht selbst kann er nicht blockieren; er kann aber die konkrete Ausgestaltung mitgestalten.

Datenschutz (DSGVO) bei der Zeiterfassung

Zeiterfassungsdaten sind personenbezogen. Du brauchst eine Rechtsgrundlage (typisch: Vertrag, berechtigtes Interesse oder ArbSchG-Pflicht), informierst Beschäftigte transparent und beschränkst die Verarbeitung auf das Nötige (Beginn, Ende, Pausen, ggf. Schicht/Standort). GPS, Biometrie oder permanente Ortung sind nur mit klarer betrieblicher Begründung und — wo nötig — Betriebsvereinbarung oder Einwilligung zulässig; der Datenschutzbeauftragte sollte eingebunden sein. Zugriffe für Führungskräfte, HR und Lohn definierst du schriftlich; Löschfristen müssen zur zwei-Jahres-Aufbewahrung passen.

Die Zeiterfassung schützt auch Beschäftigte vor überlangen Arbeitszeiten. Bei Konflikten: erst Gespräch mit Vorgesetzten oder Betriebsrat, bei systematischen Verstößen Meldung an die Aufsicht.

Checkliste: Zeiterfassung einführen

Bevor du ein Zeiterfassungssystem einführst, solltest du folgende Punkte klären:

Bei Gleitzeit, Homeoffice oder Projektwechsel brauchst du klare Regeln, wann „Arbeit“ beginnt und endet — auch wenn Beschäftigte selbst stempeln, bleibst du verantwortlich.

Zeiterfassung per App: Praktische Umsetzung

Eine Zeiterfassungs-App hilft dir, die BAG-Anforderungen im Alltag umzusetzen — besonders wenn Beschäftigte nicht am Schreibtisch arbeiten. Typische Einsätze: Stempeln am Filialtablet, Smartphone in der Pflege, Baustelle oder Außendienst. Du bleibst verantwortlich für Vollständigkeit; die App liefert nur das Werkzeug.

Die „beste“ Arbeitszeiterfassung hängt von Schichtmodell, Standorten und IT ab — dieser Artikel klärt die Rechtslage; Anbieter und Kriterien findest du im Software-Vergleich und bei Zeiterfassung App. Mobile Lösungen wie Ordio Zeiterfassung bündeln Stempeln, Pausen und Export für HR, optional mit Schichtplanung.

Beim App-Rollout prüfst du Datenschutz (Geräte, Zugriff, Löschfristen) und ob Stempelungen auch bei schwachem Netz zuverlässig ankommen. Private Smartphones nur mit klarer Vereinbarung — sonst Firmengeräte oder Browser-Stempel am Terminal.

Go-live in drei Schritten:

1. Regeln festlegen (Stempeln, Pausen, Korrekturen, wer nachpflegt).
2. Testwoche mit echten Schichten und Feedback-Schleife.
3. Verantwortliche benennen, die monatlich Stichproben ziehen und Ausreißer dokumentieren.

Zeiterfassung und Dienstplan: Plan vs. Ist-Zeit

Die gesetzliche Zeiterfassungspflicht betrifft die dokumentierte Ist-Arbeitszeit, nicht nur geplante Schichten. In Schichtbetrieben planst du Soll-Zeiten im Dienstplan oder Schichtplan — die Zeiterfassung zeigt, was tatsächlich geleistet wurde. Abweichungen (Mehrarbeit, fehlende Pausen, Ausgleich) werden erst sichtbar, wenn Plan und Nachweis zusammen ausgewertet werden.

Für HR und Lohn bedeutet das: Zeiterfassungsdaten sind die Grundlage für Lohnabrechnung, Überstundenkonten und Prüfungen durch Gewerbeaufsicht oder Betriebsrat. Wer nur plant, aber nicht erfasst, erfüllt die BAG-Pflicht nicht — wer nur stempelt, aber nicht plant, verliert Steuerung im Schichtbetrieb. Integrierte Systeme verbinden beide Ebenen und reduzieren Doppelpflege in Excel.

Praxis-Tipp: Kläre schriftlich, wer fehlende Stempelungen nachpflegt, welche Fristen gelten und wie Korrekturen dokumentiert werden. Das entlastet Führungskräfte und schützt bei Streit über Überstunden. Vertiefung zur gesetzlichen Einordnung von Planänderungen: Dienstplan Gesetz.

In der Auswertung vergleichst du wöchentlich Plan- und Ist-Stunden: Wo fehlen Pausen? Wo häufen sich Spontan-Schichten? So erkennst du Engpässe früher als nur über Lohnabrechnungs-Diskussionen — und du hast belastbare Unterlagen, wenn die Aufsicht fragt.

Minijobber, Aushilfen und Werkstudenten

Die Zeiterfassungspflicht gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse — auch für Minijobber, Werkstudenten und kurzfristige Aushilfen. Gerade bei geringfügiger Beschäftigung ist die korrekte Dokumentation entscheidend: Überschreitest du die monatliche Entgeltgrenze oder die Arbeitszeitgrenzen, entstehen Folgen für Sozialversicherung und Lohnsteuer. Ohne belastbare Zeiten fehlt dir der Nachweis, ob ein Einsatz noch im Rahmen bleibt.

Für Aushilfen in der Gastronomie oder im Einzelhandel empfiehlt sich eine einfache App-Erfassung: Stempeln beim Schichtbeginn und -ende, Pausen aktiv bestätigen. So vermeidest du Diskussionen über „nicht gezählte“ Stunden und kannst bei Kontrollen schnell Auswertungen vorlegen. Die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren gilt unabhängig von der Vertragsart — auch für Saisonkräfte und Praktikanten.

Werkstudenten: Neben dem Minijob-Grenzen-Check zählen Höchstarbeitszeiten während der Vorlesungszeit — ohne saubere Zeiten riskierst du Sozialversicherungs- und Steuerfragen. Dokumentiere Einsätze getrennt vom Kern-Team, wenn Verträge und Entgelte unterschiedlich sind.

Die Zeiterfassung ersetzt keine Vertragsgestaltung. Kläre im Arbeitsvertrag, ob Mehrarbeit vergütet oder ausgeglichen wird, und wie du Abweichungen vom geplanten Dienstplan behandelst. Mehr zu gesetzlichen Grenzen und Reformplänen findest du im Ratgeber Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Fazit: Zeiterfassungspflicht umsetzen

Die Zeiterfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss 2022 für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Du musst Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit erfassen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die Erfassung kann elektronisch oder manuell erfolgen — wichtig sind Nachvollziehbarkeit, Zugriff für Prüfungen und ein Prozess, den dein Team im Alltag einhält.

Merke: 15-Minuten-Raster reicht; Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice sind nicht ausgenommen. Ohne Nachweis drohen Bußgelder (bis 30.000 €) und Nachteile bei Überstunden-Streit. Die Checkliste oben strukturiert den Rollout — unabhängig vom Reformzeitplan.

Setze die Zeiterfassungspflicht jetzt um — unabhängig vom parlamentarischen Zeitplan. Vertiefung im Zeiterfassung-Ratgeber, Vorlage unter Download Zeiterfassung, Umsetzung z. B. mit Ordio Zeiterfassung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.