Sjablonen
Ontslagbrief Excel sjabloon gratis voor Nederland
Gratis ontslagbrief-sjabloon om je opzegbrief of werkgeversbrief te schrijven — invullen in Excel of Google Sheets, daarna exporteren naar PDF. Inclusief voorbeeldtekst, checklist en velden voor opzegtermijn. Geen juridisch advies.
- 100% gratis
- Opzegtermijn & cao
- Excel en Google Sheets
Wat is een ontslagbrief en waarom dit sjabloon?
Alleen voor arbeid in Nederland. Deze pagina volgt het Nederlandse arbeidsrecht (Burgerlijk Wetboek, cao) — niet de Belgische regels op VDAB- of Securex-sites. Arbeidscontract in Duitsland? Zie de Duitse beëindigingsbrief-vorlage (DE).
Een ontslagbrief of opzegbrief legt schriftelijk vast dat het dienstverband eindigt: wie tegen wie opzegt, per welke datum, en met welke opzegtermijn. Als werknemer zeg je zelf op; als werkgever beëindig je het contract (vaak via een andere procedure).
Met dit Excel-sjabloon vul je steeds dezelfde velden in — handig als je een gratis ontslagbrief wilt downloaden, controleren en als PDF wilt versturen.
Bij opzegging door de werknemer telt de termijn in de praktijk vaak vanaf ontvangst door de werkgever, niet alleen de datum op het papier. Plan je laatste werkdag daarom op basis van contract, cao en het moment waarop HR de getekende brief heeft.
Dit sjabloon is een startpunt voor de brief, geen vervanging van UWV-toestemming, kantonrechter of juridisch advies. Meer context: wat is ontslag? in onze woordenlijst.
Officiële uitleg: Rijksoverheid — ontslag en Ondernemersplein — ontslag geven.
Opzegging werknemer, ontslag werkgever of vaststellingsovereenkomst
Welke brief je nodig hebt hangt af van wie het dienstverband beëindigt en welke route geldt. Een vaststellingsovereenkomst is geen eenzijdige opzegbrief — daarvoor gebruik je een apart, onderhandeld document. Bij ontslag op staande voet of collectief ontslag: geen standaard sjabloon; schakel een specialist in.
Onderstaande tabel is een praktische gids — geen juridisch advies.
| Situatie | Wie initieert | Typische route | Rol van dit sjabloon |
|---|---|---|---|
| Opzegging werknemer | Werknemer | Opzegtermijn uit contract/cao; schriftelijke opzegging | Sjabloon voor opzegbrief met datum en termijn |
| Ontslag werkgever (standaard) | Werkgever | Vaak toestemming UWV of ontbinding kantonrechter — afhankelijk van situatie | Conceptbrief; laat route en tekst toetsen vóór verzending |
| Vaststellingsovereenkomst | Partijen samen | Onderhandeld contract met wederzijdse goedkeuring | Ander document dan een eenzijdige opzegging — juridisch advies aanbevolen |
| Proeftijd | Werkgever of werknemer | Kortere opzegtermijn indien contract/cao dat toelaat | Vermeld proeftijd en einddatum expliciet in de brief |
| Ontslag op staande voet | Werkgever | Directe beëindiging wegens dringende reden — zeer strikte eisen | Niet met dit sjabloon; direct juridisch advies |
Opzegtermijn in het kort (werknemer vs werkgever)
De opzegtermijn staat in je arbeidscontract, cao en artikel 7:672 BW. Onderstaande tabel is een oriëntatie — geen juridisch advies; langere termijnen in contract of cao gaan voor.
| Partij | Waar bepaald | Praktijk |
|---|---|---|
| Werknemer | Contract, cao, BW | Wettelijk minimaal vaak één maand; termijn loopt in de praktijk vaak vanaf ontvangst door de werkgever |
| Werkgever | Contract, cao, BW | Langere termijnen bij langer dienstverband; daarnaast vaak aparte ontslagroute (UWV/kantonrechter) |
| Proeftijd | Contract (max. 2 maanden bij contract ≤ 2 jaar) | Kortere opzegtermijn mogelijk — vermeld proeftijd en einddatum expliciet in de brief |
Verplichte onderdelen van een ontslagbrief (checklist)
Controleer vóór verzending of minimaal deze onderdelen in de brief staan. Pas aan op je cao en contract.
Veelgemaakte fouten: vage formulering («ik overweeg te vertrekken»), een einddatum vóór het verstrijken van de opzegtermijn, een ontbrekende handtekening, of als werkgever een eenzijdige brief versturen zonder eerst de juiste ontslagroute (UWV/kantonrechter) te doorlopen.
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Naam en adres werknemer | Identificatie partij |
| Naam werkgever / HR-adres | Juiste ontvanger |
| Datum van de brief | Administratieve referentie |
| Duidelijke opzegging | Geen vage formulering («ik overweeg») |
| Gewenste einddatum / laatste werkdag | Na inachtneming opzegtermijn |
| Verwijzing naar contract of cao | Termijn en voorwaarden |
| Handtekening | Schriftelijk bewijs |
| Optioneel: verzoek om schriftelijke ontvangstbevestiging | Bewijs voor dossier |
Formulering, opbouw en voorbeeld ontslagbrief
Formuleer de opzegging duidelijk en zonder voorwaarden — dus geen «ik overweeg te stoppen». Gebruik Nederlandse formulering; Belgische of Duitse standaardteksten passen niet bij een NL arbeidscontract.
Opbouw
- Afzender: naam, adres, eventueel personeelsnummer
- Ontvanger: werkgever / HR, volledig postadres
- Datum: datum van de brief (niet per se de laatste werkdag)
- Onderwerp: bijv. «Opzegging arbeidsovereenkomst»
- Opzegging: duidelijke zin met laatste werkdag en verwijzing naar opzegtermijn
- Optioneel: verzoek om schriftelijke ontvangstbevestiging
- Afsluiting: groet + handtekening
Voorbeeldzinnen (werknemer)
Standaard: «Hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst op per [datum], met inachtneming van de in mijn arbeidscontract genoemde opzegtermijn.»
Proeftijd: «Hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst op per [datum], met inachtneming van de opzegtermijn tijdens de proeftijd zoals in mijn contract.»
Voorbeeldzin (werkgever, concept)
Alleen na controle van de ontslagroute: «Geachte [naam], hierbij delen wij u mee dat wij uw arbeidsovereenkomst per [datum] beëindigen, met inachtneming van de geldende opzegtermijn.» Laat werkgeversbrieven altijd toetsen — dit sjabloon vervangt geen UWV- of kantonrechtersprocedure.
[Naam werknemer]
[Adres]
[Plaats], [datum brief][Bedrijfsnaam]
HR-afdeling
[Adres werkgever]Betreft: Opzegging arbeidsovereenkomst
Geachte heer/mevrouw,
Hierbij zeg ik mijn arbeidsovereenkomst op per [datum laatste werkdag], met inachtneming van de in mijn arbeidscontract genoemde opzegtermijn.
Graag ontvang ik een schriftelijke bevestiging van ontvangst.
Met vriendelijke groet,
[Handtekening]
[Naam]
Na je opzegging kun je je cv bijwerken met ons cv-excel-sjabloon — los van de opzegging zelf.
Voorbeelden: opzegbrief werknemer en ontslagbrief werkgever
Fictieve scenario’s — pas datums en termijnen altijd aan op contract, cao en ontvangstdatum.
Werknemer — opzegging met opzegtermijn
Sanne werkt bij Voorbeeld BV in Amsterdam. Op 5 maart ondertekent zij een opzegbrief met inachtneming van één maand opzegtermijn; HR ontvangt de brief op 6 maart. De laatste werkdag is 6 april. Ze exporteert het sjabloon naar PDF, ondertekent, en levert de brief aan HR met een ontvangstbevestiging op haar kopie.
Werknemer — opzegging in de proeftijd
Tom zit in zijn eerste maand proeftijd bij Voorbeeld BV. Zijn contract kent een opzegtermijn van één week. Op dinsdag 12 mei overhandigt hij een getekende opzegbrief; HR tekent voor ontvangst. Zijn laatste werkdag is dinsdag 19 mei. In de brief vermeldt hij expliciet «opzegging tijdens proeftijd» en de contractuele termijn.
Werkgever — formele opzegging (concept)
Voorbeeld BV wil het dienstverband met Mark beëindigen wegens reorganisatie. HR controleert eerst of de route via UWV-toestemming of de kantonrechter nodig is, vult daarna het sjabloon in met partijgegevens en beoogde einddatum, en laat de tekst door een arbeidsrechtelijk adviseur toetsen vóór verzending. Na ontvangst archiveert HR een PDF-kopie in het personeelsdossier en plant exit en eindafrekening.
Zo gebruik je het ontslagbrief-sjabloon
- Download het ontslagbrief-sjabloon (Excel of Google Sheets). Kies «Kopiëren naar Google Sheets» als je samen met HR online wilt invullen.
- Vul gegevens in: partijen, functie, briefdatum en beoogde einddatum; controleer werknemer- vs werkgevervelden.
- Controleer opzegtermijn in arbeidscontract, cao en eventuele proeftijd — zie Boek 7 BW als referentie, niet als advies.
- Formuleer de opzegging zakelijk en duidelijk; vermijd voorwaardelijke taal (zie checklist hierboven).
- Maak een ontslagbrief-PDF: exporteer uit Excel of Sheets, print, onderteken en verstuur aangetekend of met ontvangstbevestiging waar nodig.
- Archiveer kopie, verzendbewijs en exit-afspraken (sleutels, apparatuur, overdracht) in het personeelsdossier.
Na uitdiensttreding kan een arbeidsattest-sjabloon helpen bij HR-administratie — los van de juridische opzegging zelf.
Opzegbrief versturen: schriftelijk, e-mail of aangetekend
Twijfel je over de vorm? Kies meestal een ondertekende brief met bewijs van ontvangst. Of e-mail genoeg is, hangt af van contract, cao en afspraken op het werk.
Meer achtergrond: Rijksoverheid — vragen over ontslag.
| Verzendwijze | Bewijs | Wanneer |
|---|---|---|
| Ondertekende brief per post | Aangetekend of ontvangstbewijs | Veilige standaard voor je dossier |
| Persoonlijk afgeven bij HR | Getekende kopie voor jou | Snel, als HR tekent voor ontvangst |
| Bewaar bericht en bevestiging | Alleen als contract, cao of beleid dat toestaat |
Niet geschikt voor: ontslag op staande voet, collectief ontslag, of als vervanging van stappen via UWV of kantonrechter. Schakel dan een specialist in.
Eindafrekening, spullen en dossier
Na de opzegging regel je administratief af apart van de juridische tekst:
- Eindafrekening: laatste loon, opgebouwde vakantiedagen, eventuele bonusregeling — via payroll/HR.
- Spullen: sleutels, kleding, laptop, toegangspassen — vastleggen in exit-checklist.
- Dossier: PDF van de brief, verzenddatum, ontvangstbevestiging, eventuele vaststellingsovereenkomst apart.
Beëindigt de werkgever het dienstverband, kan een transitievergoeding aan de orde zijn — afhankelijk van grond, duur en cao. Dat regel je los van de brief zelf; zie Rijksoverheid — transitievergoeding voor de officiële uitleg.
Voor centrale opslag en offboarding-workflows sluit digitale personeelsadministratie aan op dossiers en toegangsrechten — niet op de juridische tekst van de ontslagbrief zelf.
Wanneer loont HR-software naast het sjabloon?
Voor een enkele uitdiensttreding per jaar volstaat dit Excel-sjabloon: invullen, PDF maken, bewaren.
Ordio is vooral zinvol als offboarding samenhangt met roosters (iemand uit het rooster halen), tijdregistratie (laatste uren kloppend) en personeelsdossiers (toegang intrekken) — bijvoorbeeld in horeca, retail of zorg met wisselende diensten. Het vervangt geen juridische ontslagroutes of UWV-procedures.
Gebruik software wanneer volume en processen dat vragen; voor één brief hoef je niet meteen een HR-systeem te kopen.
Archiveer ontslagbrieven met Ordio
Documenten en processen op één plek
50% minder planningstijd
AI-ondersteunde planning bespaart uren per week
Automatische werktijdcontroles
Ingebouwde checks voor roosters volgens Arbeidstijdenwet en cao
Betere bezetting
Slimmere verdeling van diensten over je team
Mobiele app voor iedereen
Medewerkers zien roosters live en passen beschikbaarheid aan
Met Ordio:
Zie Ordio in actie
Zie hoe Ordio je HR-processen optimaliseert · Vrijblijvend · 15 minuten
Meer gratis sjablonen
Ontdek meer Excel-sjablonen voor planning en HR.
Veelgestelde vragen over de ontslagbrief sjabloon en opzegging in Nederland
Is dit sjabloon voor Nederland of België?
Alleen voor Nederland. Deze pagina en het Excel-sjabloon sluiten aan bij Nederlands arbeidsrecht (BW, cao). Belgische sites (VDAB, Securex) hanteren andere regels — gebruik die niet voor een NL contract.
Kan ik een ontslagbrief gratis downloaden?
Ja — gratis en zonder betaalmuur. Je downloadt Excel of opent Google Sheets, vult het sjabloon in en exporteert zelf naar PDF. Er is geen apart Word-bestand (`.docx`); je kunt de tekst desnoods kopiëren naar Word.
Hoe maak ik een ontslagbrief-PDF?
Vul eerst het sjabloon in Excel of Google Sheets in. Kies daarna «Exporteren als PDF» (Excel) of «Downloaden als PDF» (Sheets), print, onderteken en bewaar een kopie voor je dossier.
Hoe schrijf ik een ontslagbrief?
Begin met partijen, datum, een duidelijke opzeg- of ontslagzin, einddatum en opzegtermijn — onder verwijzing naar je contract of cao. Als werknemer zeg je zelf op; als werkgever controleer je eerst de ontslagroute. Het sjabloon helpt met vaste velden en voorbeeldtekst.
Wat moet er in een ontslagbrief staan?
Minimaal: namen en adressen, datum van de brief, een ondubbelzinnige opzegging of ontslag, de laatste werkdag (na termijn) en een handtekening. Handig extra: verzoek om schriftelijke ontvangstbevestiging en afspraken over overdracht.
Hoe lang is de opzegtermijn in Nederland?
Dat staat in je contract, cao en artikel 7:672 BW — vaak minimaal één maand voor de werknemer, langer voor de werkgever. Bij opzegging door de werknemer telt de termijn meestal vanaf ontvangst door HR. In de proeftijd geldt vaak een kortere termijn; vermeld dat expliciet in je brief.
Kan ik per e-mail opzeggen?
Alleen als contract, cao of werkgeversbeleid dat toestaat en je het bericht (en eventuele bevestiging) kunt bewaren. Veel werknemers kiezen toch een ondertekende brief of aangetekende post voor zekerheid.
Wat is het verschil tussen opzegging en ontslag?
De werknemer dient een opzegging in; de werkgever geeft ontslag. Beide beëindigen het contract, maar de procedure en bescherming verschillen. Meer uitleg in onze woordenlijst ontslag.
Wanneer moet de werkgever UWV of de kantonrechter inschakelen?
Bij veel werkgeversontslagen, afhankelijk van de grond (bijv. bedrijfseconomisch, disfunctioneren, langdurige ziekte). Dit sjabloon vervangt geen UWV-toestemming of kantonrechtsprocedure — laat de route toetsen vóór je iets verstuurt.
Heeft een werknemer recht op een transitievergoeding?
Soms, meestal als de werkgever initieert en aan de wettelijke voorwaarden is voldaan — niet bij een gewone opzegging door de werknemer. Zie Rijksoverheid — transitievergoeding of reken HR/adviseur mee; dit sjabloon berekent geen vergoeding.
Moet ik een advocaat inschakelen?
Bij twijfel, geschil, ontslag op staande voet of een vaststellingsovereenkomst: wel. Voor een eenvoudige werknemersopzegging met duidelijke contracttermijn volstaat vaak HR — dit blijft geen juridisch advies.
Hoe bewaar ik bewijs van verzending?
Via aangetekende post, een ontvangstbevestiging of een door HR getekende kopie. Bewaar dat samen met je PDF en de verzenddatum in het personeelsdossier.