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Vorlage Arbeitszeugnis kostenlos herunterladen
Kostenlose Excel-Vorlage für Arbeitgeber: Formulierungen, Notenskala und Pflichtangaben nach § 109 GewO – in Google Sheets nutzbar, Ausdruck auf Firmenpapier.
- 100% kostenlos
- Rechtssicher
- Excel & Google Sheets
Was ist ein Arbeitszeugnis – und wofür ist die Excel-Vorlage gedacht?
Als Arbeitgeber stellst du bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – oder auf Wunsch ein Zwischenzeugnis – ein Arbeitszeugnis aus. Nach § 109 Gewerbeordnung (GewO) hat jeder Arbeitnehmer Anspruch darauf. Mit der kostenlosen Excel-Vorlage Arbeitszeugnis von Ordio erfasst du Personalien, Tätigkeit, Leistung und Verhalten strukturiert – inklusive Formulierungs-Hilfen und Notenskala, auch in Google Sheets.
Die Datei führt durch typische Abschnitte von der Überschrift bis zur Schlussformel. Du startest nicht mit einer leeren Word-Seite, sondern mit einer geprüften Struktur, die du an deinen Betrieb anpasst.
Pflichtangaben sind mindestens: Art und Dauer der Tätigkeit, Personalien sowie bei qualifizierten Zeugnissen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Das Zeugnis ist wahrheitsgemäß und wohlwollend zu formulieren; Geheimcodes sind unzulässig. Ausstellung in angemessener Frist nach Beendigung; der Anspruch verjährt grundsätzlich nach drei Jahren (siehe § 195 BGB).
Seit 2025
Seit 2025: Mit Einwilligung des Beschäftigten darf das Arbeitszeugnis auch elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) ausgestellt werden. Auf Firmenpapier mit handschriftlicher Unterschrift bleibt der übliche Standard.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer fordern das Zeugnis separat an – dazu findest du unten Muster und Fristen. Rechtsgrundlagen vertiefst du im Lexikon Arbeitszeugnis.
Arbeitszeugnis anfordern: Muster-E-Mail, Brief und Fristen
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen – schriftlich per E-Mail oder Brief. Am besten vor oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, spätestens innerhalb der Verjährungsfrist. Wichtig: gewünschte Variante nennen, Eintritts- und Austrittsdatum angeben sowie eine Zustelladresse (Post oder E-Mail).
Muster qualifiziertes Zeugnis (E-Mail oder Brief):
„Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitte ich um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses gemäß § 109 GewO für die Zeit meiner Beschäftigung vom [Eintritt] bis [Austritt]. Bitte senden Sie das Zeugnis an [Adresse] bzw. stellen Sie es zur Abholung bereit. Mit freundlichen Grüßen …“
Muster einfaches Zeugnis (kürzer): „… bitte ich um Ausstellung eines einfachen Arbeitszeugnisses gemäß § 109 GewO für den genannten Zeitraum.“
Fristen: Es gibt keine feste Tagesfrist, sondern eine angemessene Frist – meist zwei bis vier Wochen nach Beendigung oder nach deiner Anforderung. Der Anspruch verjährt grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB). Ohne Reaktion: freundlich erinnern, neue Frist setzen, E-Mails und Briefe aufbewahren. Bei anhaltender Verweigerung informieren dich Rechte und nächste Schritte im Lexikon Arbeitszeugnis – ohne Anwaltsersatz.
Die Excel-Vorlage auf dieser Seite ist für Arbeitgeber zum Ausstellen gedacht, nicht für die Anforderung. Qualifiziert vs. einfach erklären wir im nächsten Abschnitt; vertiefend: Zwischenzeugnis und qualifiziertes Arbeitszeugnis.
Inhalt und Aufbau: So sieht ein rechtssicheres Arbeitszeugnis aus
Ein rechtssicheres Arbeitszeugnis ist vollständig, wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert. Pflicht sind mindestens Personalien (Name, Geburtsdatum, Geburtsort), Art und Dauer der Tätigkeit sowie – beim qualifizierten Zeugnis – Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Briefkopf mit Name und Anschrift des Arbeitgebers gehören dazu. Die Ordio-Excel-Vorlage führt dich als Arbeitgeber durch diese Abschnitte.
Form: maschinell verfasst, auf Firmenpapier, Ort und Datum, handschriftliche Unterschrift des Arbeitgebers oder Vertreters (Vertretung kenntlich machen). Das Ausstellungsdatum darf nicht vor dem Ende der Beschäftigung liegen. Unklare Formulierungen oder versteckte Noten (Geheimcodes) sind unzulässig.
Typische Gliederung (qualifiziertes Zeugnis)
- Überschrift „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“
- Personalien und ggf. kurze Unternehmensbeschreibung
- Beschäftigungszeitraum (Eintritt, Austritt, ggf. Teilzeit)
- Tätigkeitsbeschreibung (Hauptaufgaben vor Routine)
- Leistungsbeurteilung (Bereitschaft, Befähigung, Arbeitsweise, Erfolg)
- Sozialverhalten (Vorgesetzte, Kollegen, Kunden)
- Optional Austrittsgrund nur auf ausdrücklichen Wunsch
- Schlussformel mit Dank, Bedauern oder Zukunftswünschen
- Ort, Datum, Unterschrift
Die Leistungsbeurteilung endet häufig mit einer zusammenfassenden Zeugnissprache-Formel (z. B. „… stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“) – siehe Notenskala unten.
Vorlage Arbeitszeugnis nutzen: Schritt für Schritt (Excel)
Lade die kostenlose Excel-Vorlage über den Download-Button herunter und öffne sie in Microsoft Excel oder Google Sheets (hochladen oder in Drive öffnen). Eine separate Word-Datei gibt es nicht – du übernimmst den fertigen Text bei Bedarf in Word, druckst auf Firmenpapier oder speicherst als PDF.
- Personalien eintragen: Name, Geburtsdatum und Geburtsort des Arbeitnehmers prüfen.
- Beschäftigungszeitraum: Eintritts- und Austrittsdatum; bei Teilzeit oder Befristung entsprechend kennzeichnen.
- Tätigkeit beschreiben: Hauptaufgaben zuerst, Routineaufgaben danach – Platzhalter durch konkrete Formulierungen ersetzen.
- Leistung bewerten: Formulierungen passend zur tatsächlichen Leistung wählen (Notenskala unten).
- Sozialverhalten: Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden wohlwollend und wahrheitsgemäß formulieren.
- Druck und Unterschrift: Auf Firmenpapier ausdrucken, Ort und Datum, handschriftlich unterschreiben – oder QES mit Einwilligung.
- Übergabe und Ablage: Exemplar an den Arbeitnehmer übergeben; Kopie für die Personalakte sichern (Papier oder digital).
Tipp für HR: Nutze in Excel oder Google Sheets einheitliche Dateinamen (z. B. Nachname_Eintritt_Austritt_Zeugnis), damit du bei mehreren Ausstellungen oder Zwischenzeugnissen den Überblick behältst. Für die revisionssichere Ablage eignet sich die digitale Personalakte von Ordio.
Qualifiziertes vs. einfaches Arbeitszeugnis
Arbeitnehmer haben das Wahlrecht zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis. Arbeitgeber müssen die gewünschte Form ausstellen – die qualifizierte Variante darf nicht pauschal verweigert werden.
Einfaches Zeugnis: Art und Dauer der Tätigkeit – oft ausreichend für Minijobs, kurze Einsätze oder einen reinen Beschäftigungsnachweis. Qualifiziertes Zeugnis: zusätzlich Tätigkeitsbeschreibung sowie Beurteilung von Leistung und Verhalten – üblich für Bewerbungen. Wer unsicher ist, sollte in der Regel das qualifizierte Zeugnis anfordern.
In der Ordio-Vorlage lässt du als Arbeitgeber beim einfachen Zeugnis Leistungs- und Verhaltensabschnitte weg oder kurz; beim qualifizierten füllst du alle Felder aus.
| Merkmal | Einfaches Zeugnis | Qualifiziertes Zeugnis |
|---|---|---|
| Inhalt | Art und Dauer der Tätigkeit | + Tätigkeit, Leistung, Sozialverhalten |
| Typische Nutzung | Minijob, kurze Einsätze, Nachweis | Bewerbungen, Karriere |
| Ordio-Vorlage | Leistungs-/Verhaltensblock weglassen | Alle Abschnitte ausfüllen |
Nicht verwechseln
Nicht verwechseln: Das Arbeitszeugnis ist keine Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit oder Sozialversicherung. Dafür gibt es eine eigene Vorlage.
Beide Formen sind gleichermaßen Arbeitszeugnisse nach § 109 GewO – nur der Umfang unterscheidet sich. Übliche Schlussformeln bei befristeten Verträgen, Kündigung oder Aufhebungsvertrag kannst du in der Vorlage anpassen; Beispiele stehen im Abschnitt Muster-Auszug. Mehr Hintergrund im Lexikon Arbeitszeugnis.
Formulierungen entschlüsseln: Zeugnissprache und Notenskala
Die Zeugnissprache folgt festen Wendungen – Arbeitgeber wählen Formulierungen passend zur tatsächlichen Leistung; Arbeitnehmer nutzen die Skala zum Lesen fremder Zeugnisse. Eine Formulierung wie „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht in der Praxis für eine sehr gute Gesamtleistung – nicht für jede durchschnittliche Tätigkeit.
Verboten sind Geheimcodes und mehrdeutige Abstufungen, die nur Eingeweihte verstehen. Im Zweifel lieber klar und wahrheitsgemäß formulieren als eine Note „schönreden“.
| Note | Typische Formulierung | Hinweis |
|---|---|---|
| Sehr gut (1) | „… hat die Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.“ | „stets“, „immer“, „herausragend“ |
| Gut (2) | „… hat die Aufgaben immer zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.“ | „zur vollen Zufriedenheit“ |
| Befriedigend (3) | „… hat die Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.“ | ohne „stets“/„immer“ |
| Ausreichend (4) | „… hat die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.“ | „zufriedenstellend“ |
| Mangelhaft (5) | „… im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit …“ | „bemühte sich“ |
| Ungenügend (6) | „… hat sich bemüht, die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.“ | „bemüht“ = nicht erfolgreich |
Bei der Leistungsbeurteilung bewertest du typischerweise Arbeitsbereitschaft, fachliche Befähigung, Arbeitsweise und Arbeitserfolg – die Schlussformel des Leistungsabsatzes soll zur Gesamtnote passen. Widersprüchliche Formulierungen zwischen Einzelabsätzen wirken unseriös.
Schlussformeln (Dank, Bedauern, Zukunftswünsche) sind rechtlich nicht Pflicht, prägen aber den Eindruck bei Personalern. Anspruch auf eine mittlere (befriedigende) Beurteilung besteht grundsätzlich – Formulierungen für „gut“ oder besser setzen überdurchschnittliche Leistung voraus. Wer als Arbeitgeber formulieren muss, stützt sich sicherer auf dokumentierte Ziel- oder Beurteilungsgespräche.
Muster-Auszug: einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis
Einfaches Zeugnis (Auszug): „Herr/Frau [Name], geboren am [Datum] in [Ort], war vom [Eintritt] bis [Austritt] in unserem Unternehmen als [Tätigkeit] beschäftigt.“
Qualifiziertes Zeugnis (Auszug Tätigkeit): „Er/sie war in erster Linie mit [Hauptaufgabe] betraut. Darüber hinaus übernahm er/sie [weitere Aufgaben].“
Qualifiziertes Zeugnis (Auszug Leistung, Note sehr gut): „Er/sie erledigte die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit und zeigte dabei außergewöhnliche Einsatzbereitschaft.“
Qualifiziertes Zeugnis (Auszug Leistung, Note gut): „Er/sie erledigte die übertragenen Aufgaben immer zu unserer vollen Zufriedenheit und zeigte dabei große Einsatzbereitschaft.“
Qualifiziertes Zeugnis (Auszug Verhalten): „Sein/ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets vorbildlich.“
Schlussformeln (Beispiele): Bei befristetem Vertrag: „Wir bedauern, dass das Arbeitsverhältnis nicht fortgesetzt werden konnte, und wünschen für die berufliche Zukunft alles Gute.“ Bei Aufhebungsvertrag oder einvernehmlicher Trennung: „Wir danken für die stets gute Zusammenarbeit und wünschen weiterhin viel Erfolg.“
Die Excel-Vorlage enthält Platzhalter und Beispielformulierungen für alle Noten – Textbausteine lassen sich auch in Word übernehmen. Keine Rechtsberatung; bei Streitfällen Fachanwalt oder Betriebsrat konsultieren.
Tipps für Arbeitgeber: wohlwollend, wahrheitsgemäß, dokumentiert
Beachte Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht. Keine Angaben zu Gewerkschaft, Partei, Krankheit oder einmaligen Vorfällen ohne charakterisierende Bedeutung. Kündigungsgrund nur auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers. In größeren Betrieben lohnt sich die Abstimmung mit HR oder dem Betriebsrat, wenn Unsicherheit bei der Formulierung besteht.
Checkliste vor Versand:
- Personalien und Beschäftigungszeitraum stimmen mit Personalakte überein
- Tätigkeitsbeschreibung ist konkret (keine leeren Floskeln)
- Leistungs- und Verhaltensformulierungen passen zur dokumentierten Beurteilung
- Schlussformel zum Anlass (befristet, Kündigung, Aufhebung) gewählt
- Ort, Datum und Unterschrift vollständig; keine Korrekturen ohne Paraph
- Zeugnis liegt dem Arbeitnehmer in lesbarer Form vor (Papier oder QES mit Einwilligung)
Bei Mängeln hat der Arbeitnehmer einen Berichtigungsanspruch; die Verjährung des Ausstellungsanspruchs regeln § 195 BGB und § 199 BGB. Mit der digitalen Personalakte legst du ausgestellte Zeugnisse revisionssicher ab.
Hinweis
Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Gesetz, Rechtsprechung und dein Einzelfall.
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Häufige Fragen zur Vorlage Arbeitszeugnis
Ist die Arbeitszeugnis-Vorlage von Ordio kostenlos?
Ja. Du lädst die Excel-Vorlage kostenlos herunter und nutzt sie dauerhaft in Excel oder Google Sheets – ohne Abo oder versteckte Kosten. Vor dem Download füllst du ein kurzes Kontaktformular aus; danach erhältst du die Datei mit Formulierungs-Hilfen und Notenskala. Als Arbeitgeber erstellst du damit beliebig viele Arbeitszeugnisse für dein Team.
Gibt es die Vorlage Arbeitszeugnis auch als Word-Datei?
Nein, es gibt keine separate Word-Datei. Die Vorlage liegt als Excel-Datei vor (auch in Google Sheets nutzbar), weil sich Felder und Formulierungen dort strukturiert pflegen lassen. Du kopierst den fertigen Text in Word, formatierst ihn auf Firmenpapier oder speicherst als PDF. Die Anleitung auf dieser Seite ergänzt die Excel-Vorlage um Muster-Auszüge und die Notenskala.
Welche Pflichtangaben muss ein Arbeitszeugnis enthalten?
Mindestens Personalien, Art und Dauer der Tätigkeit sowie bei qualifizierten Zeugnissen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung – Rechtsgrundlage § 109 GewO. Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend formuliert sein, ohne Geheimcodes. Die Ordio-Excel-Vorlage führt Arbeitgeber Schritt für Schritt durch alle Pflichtabschnitte, inklusive optionaler Schlussformeln und Hinweise zur Zeugnissprache auf dieser Seite.
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, ein Arbeitszeugnis auszustellen?
Es gibt keine feste Tagesfrist, sondern eine angemessene Frist – in der Praxis oft zwei bis vier Wochen nach Beendigung oder nach Anforderung. Größere Betriebe mit komplexen Tätigkeiten können etwas länger brauchen, müssen aber nicht unbegrenzt warten. Verzögerst du die Ausstellung unangemessen, kann der Arbeitnehmer nachfassen oder rechtlich vorgehen. Plane die Erstellung frühzeitig und nutze die Excel-Vorlage, um Formulierungen vorzubereiten.
Darf ein Arbeitszeugnis elektronisch ausgestellt werden?
Ja, seit 2025 mit ausdrücklicher Einwilligung des Beschäftigten und qualifizierter elektronischer Signatur (QES). In vielen Betrieben bleibt Ausdruck auf Firmenpapier mit handschriftlicher Unterschrift des Arbeitgebers oder Vertreters der Standard – Ort und Datum nicht vergessen. Die Excel-Vorlage liefert nur den Text; für QES brauchst du ein separates Signaturverfahren. Die Anforderung per E-Mail ist möglich, die Ausstellung muss dennoch § 109 GewO erfüllen.
Wann sollte ich ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern?
Ein einfaches Zeugnis reicht, wenn du nur Art und Dauer der Tätigkeit nachweisen willst – z. B. bei Minijobs. Ein qualifiziertes Zeugnis bewertet zusätzlich Leistung und Verhalten und ist für Bewerbungen deutlich wertvoller. Du hast das Wahlrecht; der Arbeitgeber darf die qualifizierte Variante nicht verweigern. Fordere schriftlich an, welche Form du möchtest.
Wie fordere ich ein Arbeitszeugnis an (Muster für E-Mail oder Brief)?
Schriftlich per E-Mail oder Brief an Personalabteilung oder Vorgesetzte – am besten bei oder kurz nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Formuliere klar, ob du ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis möchtest, und nenne den Beschäftigungszeitraum. Beispielsatz: „Ich bitte um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses gemäß § 109 GewO …“ Im Abschnitt „Arbeitszeugnis anfordern“ auf dieser Seite findest du ausformulierte Muster. Bewahre eine Kopie deiner Anforderung auf.
Kann ich ein Zwischenzeugnis während der Beschäftigung verlangen?
Ja, als Zwischenzeugnis bei berechtigtem Interesse – etwa Vorgesetztenwechsel, Beförderung, Bewerbung oder geplanter Elternzeit. Der Arbeitgeber muss es in angemessener Frist ausstellen. Inhaltlich entspricht es oft einem qualifizierten Zeugnis, nur mit Hinweis auf den laufenden Vertrag. Ein Verzicht vor Vertragsende ist unwirksam; du kannst später weiterhin ein Endzeugnis verlangen.
Wie lange kann ich ein Arbeitszeugnis nachträglich anfordern?
Der Anspruch verjährt in der Regel nach drei Jahren (§ 195, 199 BGB), gerechnet vom Ende des Kalenderjahres der Beendigung. Bei sehr langer Untätigkeit kann zusätzlich Verwirkung eintreten, wenn der Arbeitgeber annehmen durfte, du verzichtest auf das Zeugnis. Fordere es daher zeitnah an. Bei Verweigerung kannst du es notfalls einklagen oder arbeitsrechtliche Beratung nutzen.
Was bedeutet „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ im Arbeitszeugnis?
In der Zeugnissprache entspricht diese Formulierung etwa der Note „sehr gut“. Abstufungen wie „zu unserer vollen Zufriedenheit“ oder ohne „stets“/„immer“ signalisieren niedrigere Bewertungen. Arbeitgeber sollten Formulierungen zur tatsächlichen Leistung wählen. Die Notenskala auf dieser Seite hilft beim Ausfüllen der Vorlage und beim Lesen fremder Zeugnisse – ohne Geheimcodes, die § 109 GewO verbietet.
Kann ich ein fehlerhaftes Arbeitszeugnis berichtigen lassen?
Ja. Bei falschen Tatsachen, fehlenden Pflichtangaben oder unklaren Formulierungen hast du einen Berichtigungsanspruch. Wende dich zuerst schriftlich an den Arbeitgeber und benenne die gewünschten Korrekturen konkret. Kommt keine Einigung zustande, kann arbeitsrechtliche Beratung oder ein gerichtliches Verfahren nötig werden. Die Vorlage hilft Arbeitgebern, Fehler von vornherein zu vermeiden.
Worin unterscheidet sich das Arbeitszeugnis von der Arbeitsbescheinigung?
Das Arbeitszeugnis beurteilt deine berufliche Tätigkeit – einfach oder qualifiziert. Die Arbeitsbescheinigung dient der Agentur für Arbeit und der Sozialversicherung (z. B. bei Arbeitslosengeld) und enthält andere Pflichtangaben. Für die Bescheinigung gibt es eine eigene Ordio-Vorlage – nicht diese Arbeitszeugnis-Excel-Vorlage. Verwechslung vermeiden, wenn du Unterlagen beim Ausscheiden anforderst.