Kostenrechner
Kostenrechner kostenlos: Was kosten manuelle HR-Prozesse wirklich?
Dieser kostenlose Kostenrechner rechnet HR-Verwaltungskosten in Euro: Zeit für Dienstplan, Lohnvorbereitung und kurzfristige Änderungen — nicht Bruttolohn oder Lohnnebenkosten. Passt zu dir, wenn du versteckten Planungsaufwand sichtbar machen willst. Für Teambudgets: Personalkosten-Rechner. Für eine Person im Detail: Arbeitgeberkosten-Rechner.
So funktioniert der Kostenrechner
HR-Verwaltungskosten sind die laufenden Prozesskosten rund um Personalplanung und Lohnvorbereitung — die Stunden, die du mit Tabellen, Abstimmung und Nacharbeit verbringst. Sie erscheinen nicht als eigene Position auf der Lohnabrechnung.
Du gibst Stunden pro Woche (Planung, Payroll, Änderungen), einen Stundensatz, Mitarbeitende und Standorte ein. Sofort siehst du manuelle Prozesskosten, einen Ordio-Vergleich (89 €/Standort/Monat, Stand 2026) und die mögliche Ersparnis — ohne Anmeldung.
Aufwand einschätzen
Wöchentliche Stunden für Dienstplan, Lohnvorbereitung und kurzfristige Änderungen — ehrlich zählen (auch Abstimmung per Chat und Excel-Nachpflege).
Stundensatz setzen
Opportunitätskosten der planenden Person: Bruttostundenlohn, interner Kostensatz oder pauschaler Führungszeit-Satz — konsistent über alle Szenarien.
Team & Standorte
Anzahl Mitarbeitender und Standorte; das Modell erhöht Koordinationsstunden bei wachsendem Team und mehreren Filialen.
Ergebnis vergleichen
Manuelle Kosten/Monat vs Ordio/Monat und Ersparnis/Jahr — live beim Tippen; optional CSV/PDF für interne Gespräche.
Verwaltungskosten vs Lohnkosten — was dieser Rechner nicht abbildet
Kurz gesagt: Dieser Rechner zeigt Verwaltungszeit in Euro, nicht Lohn und Sozialversicherung. Wenn du das Arbeitgeberbrutto oder Lohnnebenkosten suchst, nutze die Payroll-Tools in der Tabelle — viele landen sonst auf der falschen Seite.
Dieser Kostenrechner
Stunden × Stundensatz für Planung, Lohnvorbereitung und Änderungen · Vergleich 89 €/Standort/Monat · Fokus: versteckter Admin-Aufwand
Personalkosten-Rechner
Lohn + AG-SV pro Personalgruppe · Teambudget und SV-Aufschlag · zum Tool
Arbeitgeberkosten-Rechner
Einzelmitarbeiter mit GKV/PKV, Umlagen, Zuschlägen · zum Tool
Typische Posten, die der Rechner abbildet (über deine Stunden-Schätzung):
- Dienstplan erstellen, tauschen und kommunizieren
- Daten für die Lohnabrechnung sammeln, prüfen, korrigieren
- Kurzfristige Ausfälle, Vertretungen, Standort-Abstimmung
Was nicht in diesen Stunden steckt, sondern in den Payroll-Rechnern: Bruttolohn, Arbeitgeber-SV, Umlagen und tarifliche Zuschläge auf der Abrechnung.
Kein Brutto-Netto- oder Lohn-NK-Rechner
Wenn du Gehalt, SV und Lohnnebenkosten brauchst, nutze die Payroll-Tools oben — nicht diesen Prozess-Kostenrechner.
Manuell, Excel oder Ordio?
Bevor du Tools vergleichst: Wie erfasst du heute Planungs- und Lohnvorbereitungszeit? Die drei Spalten sind typische Wege in Schichtbetrieben — der Rechner oben setzt vor allem manuellen und Excel-Aufwand in Euro um.
Manuell (Papier/Chat)
Hohe Fehlerquote, wenig Transparenz für das Team, schwer skalierbar bei Schichtwechseln und mehreren Standorten. Oft unterschätzte Stunden, weil Abstimmung nicht mitgezählt wird.
Excel-Modell
Flexibel für Szenarien, aber wartungsintensiv (Formeln, Versionen, Berechtigungen). MA- und Standort-Skalierung meist handisch — passt gut zu diesem Rechner als schneller Reality-Check.
Ordio (Vergleich im Tool)
Listenpreis 89 €/Standort/Monat (Starter/Standort im Modell, Stand 2026) als Orientierung — Pakete und Konditionen auf Preise, nicht aus dem Rechner ableitbar.
Praxis-Tipp: Trage in Excel und hier dieselben Wochenstunden ein. Weicht Excel ab, fehlt oft die Skalierung für Teamgröße oder mehrere Standorte.
Einsparungen durch digitale Schichtplanung (weniger Fehler, weniger Ausfälle) modelliert der ROI-Rechner Schichtplanung — als Ergänzung zu diesem Stundenmodell.
Beispielrechnungen (Modell)
Die Beispiele nutzen dasselbe Modell wie der Rechner (4 Wochen pro Monat, Skalierung nach Mitarbeitenden und Standorten). Sie dienen der Größenordnung — nicht als Versprechen für deinen Betrieb.
1 Standort · 12 MA
14 €/h · 3+2+1,5 h/Woche
Manuell ca. 450 €/Monat · Ordio 89 € · Ersparnis ca. 361 €
2 Standorte · 12 MA
Gleiche Stunden & Satz
Manuell ca. 832 €/Monat · Ordio 178 € · Ersparnis ca. 654 €
5 MA · 1 Standort (kleineres Team)
14 €/h · 2+1,5+1 h/Woche
Manuell ca. 277 €/Monat · Ordio 89 € · Ersparnis ca. 188 € — weniger Koordinationsaufwand als bei 12 MA.
Der Stundensatz wirkt linear auf das Ergebnis: Bei 13,90 €/h (Mindestlohn 2026) statt 14 €/h liegen die Prozesskosten etwa 1 % niedriger. Satz aus dem Gehalt: Stundenlohnrechner · Untergrenze: Mindestlohn-Rechner.
Eingaben & Formel
Jedes Feld oben fließt in ein Stundenmodell ein. Formel und Skalierung entsprechen der Live-Berechnung — die Annahmen-Karte im Ergebnis zeigt die Zwischenwerte.
Eingabefelder im Rechner
- Mitarbeitende — Teamgröße (Skalierung des Aufwands)
- Stundensatz (€) — Opportunitätskosten der Planungsarbeit
- Planung / Payroll / Änderungen (h/Woche) — drei getrennte Aufwandsblöcke
- Standorte — Koordinationsfaktor + Ordio-Kosten pro Standort
Standardwerte im UI sind ein Beispielszenario — ersetze sie durch deine echten Schätzungen.
Formel (wie im Rechner)
Pro Bereich skaliert die Wochenstunde mit der Teamgröße: Planung × (1 + MA × 0,02), Payroll × (1 + MA × 0,015), Änderungen × (1 + MA × 0,025). Summe × Standort-Faktor (1 Standort = 1×; mehrere Standorte = 1 + (Standorte − 1) × 0,85) × 4 Wochen/Monat.
Kosten = Stunden/Monat × Stundensatz · Ordio = Standorte × 89 € · Ersparnis = max(0, manuell − Ordio)
Ist das Ergebnis verbindlich?
Nein. Das ist eine Orientierung, kein Angebot. Verbindliche Konditionen nur über Preise und individuelle Angebote.
Realistische Stunden schätzen
Zähle eine typische Kalenderwoche mit: Planungsblock, Lohn-Export/Nachpflege, ungeplante Schichttausch-Runden. Addiere 15–30 Minuten Abstimmung pro Tag, wenn viel per WhatsApp/Excel läuft.
In Gastro, Einzelhandel und Pflege liegen Planungsstunden oft höher als in Büro-Teams mit festen Kernzeiten — siehe auch Branche Gastronomie.
Passende Rechner im Cluster
So bekommst du ein rundes Bild der HR-Kosten — in sinnvoller Reihenfolge:
1 · Lohnbudget
Personalkosten-Rechner (Team) · Arbeitgeberkosten-Rechner (Einzelperson)
2 · Prozesskosten
Diese Seite — Stunden × Stundensatz für Planung, Lohnvorbereitung, Änderungen
3 · Digitalisierung
Weitere Hilfen für den Stundensatz und Zeiten:
- Stundenlohnrechner — Satz aus Monatsgehalt ableiten
- Mindestlohn-Rechner — Untergrenze 2026 (13,90 €/h) prüfen
Von der Schätzung zum Betrieb
Liegt deine Schätzung dauerhaft über dem Ordio-Vergleich, lohnt sich der Blick auf strukturierte Prozesse statt endloser Excel-Pflege. Schichtplanung und Payroll von Ordio können die Stunden in Planung, Payroll und Änderungen senken — weniger Doppelpflege zwischen Plan und Abrechnung.
Exportiere das Ergebnis als CSV oder PDF für Gespräche mit Geschäftsführung oder Steuerberater: Oft sind Prozesskosten höher als gedacht, obwohl das Lohnbudget passt.
Weitere Einsparungen durch digitale Planung (Fehler, Ausfälle, Workflows) rechnet der ROI-Rechner Schichtplanung. Produkt und Ablauf: Kostenlos starten im Footer.
Weitere kostenlose Tools
Entdecke weitere Rechner für Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Personalmanagement.
Häufige Fragen zum Kostenrechner
Ist der Kostenrechner kostenlos und unverbindlich?
Ja. Du nutzt den Rechner im Browser ohne Anmeldung. Das Ergebnis ist eine Orientierung zu Verwaltungs- und Planungszeit — kein verbindliches Angebot und keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Verbindliche Pakete findest du auf Preise.
Was meint „Kosten Personalverwaltung“ auf dieser Seite?
Kosten Personalverwaltung wird oft verwechselt: Entweder meinst du Lohn und Sozialversicherung — dann passt der Personalkosten-Rechner. Oder du meinst Zeit und Geld für HR-Prozesse (Planung, Lohnvorbereitung, Änderungen).
Dieser Rechner rechnet Prozesskosten als Stunden × Stundensatz und vergleicht mit 89 €/Standort/Monat im Modell (Ordio-Listenpreis, Stand 2026).
Berechnet der Rechner Lohnnebenkosten oder das Arbeitgeberbrutto?
Nein. Lohnnebenkosten, Sozialversicherung und Arbeitgeberbrutto werden hier nicht berechnet.
Für Lohn und Abgaben nutze den Personalkosten-Rechner (Team), den Arbeitgeberkosten-Rechner (Einzelperson) oder den Brutto-Netto-Rechner. Hier geht es nur um Verwaltungs- und Planungszeit.
Was genau berechnet der Kostenrechner?
Er schätzt den Geldwert manueller HR-Arbeit für Dienstplanung, Lohnvorbereitung und kurzfristige Änderungen. Aus Wochenstunden, Stundensatz, Mitarbeitenden und Standorten entstehen Monats- und Jahresbeträge — plus ein Vergleich zu 89 € pro Standort und Monat im Modell.
Du siehst mögliches Einsparpotenzial bei Prozesskosten, nicht die gesamten Personalkosten inklusive Sozialabgaben.
Was ist der Unterschied zum Personalkosten-Rechner und ROI-Rechner Schichtplanung?
Der Personalkosten-Rechner addiert Lohn und AG-Sozialabgaben pro Personalgruppe. Der ROI-Rechner Schichtplanung modelliert Einsparungen durch digitale Schichtplanung (Zeit, Fehler, Ausfälle).
Der Kostenrechner rechnet manuelle HR-Stunden in Euro gegen einen Ordio-Listenpreis pro Standort — sinnvoll, wenn du Admin-Aufwand sichtbar machen willst.
Was sind versteckte Personalmanagement-Kosten?
Das sind interne Zeit und Prozesskosten, die nicht auf der Lohnabrechnung stehen: Plan anpassen, Ausfälle lösen, Abrechnungsdaten sammeln, dokumentieren, Standorte abstimmen.
Der Rechner übersetzt deine Schätzungen in Euro pro Monat und Jahr.
Wie bediene ich den Rechner Schritt für Schritt?
Trage Mitarbeitende, Stundensatz, Wochenstunden für Planung, Payroll und Änderungen sowie Standorte ein. Ersparnis, manuelle Kosten und Ordio-Vergleich aktualisieren sich live.
Optional exportierst du das Ergebnis als CSV oder PDF.
Welche Bedeutung haben die einzelnen Eingabefelder?
Mitarbeitende und Standorte erhöhen im Modell den Koordinationsaufwand. Die drei Stundenfelder beschreiben deinen realen Aufwand; der Stundensatz rechnet Zeit in Euro (z. B. Lohn der planenden Person).
Das ist eine Orientierungsrechnung, kein Gutachten.
Wie werden monatliche Kosten, Ersparnis und der Ordio-Vergleich ermittelt?
Aus den Wochenstunden leitet das Modell den Monatsbedarf ab (4 Wochen, Skalierung nach Team und Standorten) und multipliziert mit dem Stundensatz. Ordio im Modell: 89 € je Standort/Monat. Die positive Differenz zur manuellen Schätzung ist die Ersparnis (mindestens 0 €).
Verbindliche Preise: Preise.
Mit welchem Stundensatz soll ich rechnen?
Nimm den Satz, der deine Opportunitätskosten trifft: Bruttostundenlohn der planenden Person, interner Kostensatz oder pauschaler Führungszeit-Satz. Als Untergrenze gilt der Mindestlohn 2026: 13,90 €/h — für erfahrene Planung oft zu niedrig.
Vergleiche Szenarien immer mit dem gleichen Stundensatz.
Beispiel: 12 Mitarbeitende, ein Standort — welche Größenordnung?
Bei 12 MA, 14 €/h, 3 + 2 + 1,5 h/Woche (Planung, Payroll, Änderungen) und 1 Standort: etwa 32 h/Monat, ca. 450 € Prozesskosten und ca. 361 € Ersparnis gegenüber 89 € Ordio — gerundet, ohne Garantie.
Deine Werte im Rechner oben können abweichen.
Was ändert sich bei zwei Standorten?
Mehr Standorte erhöhen die Koordinationsstunden im Modell; Ordio-Kosten steigen pro Standort (z. B. 2 × 89 €). Im 12-MA-Beispiel: manuell ca. 832 €/Monat, Ersparnis ca. 654 €/Monat.
Trage deine tatsächliche Standortanzahl ein — der Rechner rechnet automatisch mit.
Excel-Tabelle oder Online-Rechner — was lohnt sich?
Excel eignet sich für einmalige Szenarien, veraltet aber schnell; Team- und Standort-Skalierung pflegst du meist von Hand. Der Online-Kostenrechner nutzt dasselbe Stundenmodell und zeigt den Ordio-Vergleich sofort.
Für Lohn-NK und SV bleiben die Payroll-Tools zuständig — nicht dieser Rechner.
Werden meine Eingaben gespeichert oder an Ordio übermittelt?
Die Berechnung läuft in deinem Browser. Beim normalen Ausfüllen werden die Rechenwerte nicht an Ordio gesendet.
Export und Rückruf-Formular haben eigene Datenschutzhinweise.
Für wen eignet sich der Kostenrechner besonders?
Vor allem im Schichtbetrieb: wechselnde Zeiten, mehrere Standorte, viel Planungs- und Abrechnungsaufwand — z. B. Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Handwerk.
Auch hilfreich, wenn du HR-Software evaluierst und Prozesskosten den Lizenzkosten gegenüberstellst.
Ich suche einen PayPal-, Zeitarbeits- oder Software-Kostenrechner — bin ich richtig?
Eher nicht. Diese Seite schätzt HR-Prozesskosten in Schichtbetrieben, nicht PayPal-Gebühren, Zeitarbeits-Margen oder allgemeine Software-Lizenzen.
Passende Tools: PayPal Gebührenrechner · Lohn-NK: Personalkosten-Rechner.
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Für Ordio-Listenpreise sieh auf Preise. Für Lohn und Sozialversicherung nutze den Personalkosten-Rechner.
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